API (Application Programming Interface)
Eine API ist eine definierte Schnittstelle, über die zwei Programme miteinander kommunizieren und Daten austauschen können.
KI-Mitarbeiter nutzen APIs, um ERP, CRM, Buchhaltung, E-Mail oder Kalendersysteme anzusprechen. Ohne APIs bleibt KI isoliert und kann keine Prozesse durchgängig automatisieren.
Viele moderne Cloud-Systeme bieten APIs, ältere On-Premise-Lösungen müssen oft über Middleware oder Datenbankzugriff angebunden werden.
Worin es sich unterscheidet
ERP-System: Das ERP ist das System, in dem die Daten liegen. Die API ist der definierte Zugang zu diesen Daten. Ob ein ERP automatisierbar ist, entscheidet sich fast immer daran, ob es eine brauchbare Schnittstelle hat.
No-Code: No-Code-Werkzeuge nutzen im Hintergrund dieselben Schnittstellen, verbergen sie aber hinter einer Oberfläche. Wo eine Schnittstelle fehlt, hilft auch ein Baukasten nicht weiter.
Was das für einen mittelständischen Betrieb bedeutet
Die Schnittstellenfrage entscheidet über Aufwand und Machbarkeit eines KI-Projekts, oft stärker als die KI selbst. Deshalb wird sie früh geprüft, nicht erst bei der Umsetzung.
Moderne Cloud-Software bringt meist eine dokumentierte Schnittstelle mit. Ältere Programme im eigenen Haus benötigen oft einen Umweg über Datenexporte, Datenbankzugriff oder Zusatzmodule des Herstellers.
Manche Hersteller berechnen den Schnittstellenzugang gesondert oder binden ihn an eine höhere Lizenzstufe. Das gehört vor der Planung geklärt.
Zugänge sollten eigene Benutzerkonten mit eingeschränkten Rechten bekommen, damit nachvollziehbar bleibt, welche Änderung automatisiert erfolgt ist.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Handwerksbetrieb nutzt ein Buchhaltungsprogramm in der Cloud und eine ältere Terminplanung auf dem eigenen Server. Für die Buchhaltung existiert eine dokumentierte Schnittstelle, für die Terminplanung nicht.
Die Lösung sieht deshalb zwei Wege vor: Rechnungsdaten werden direkt übergeben, Termine über einen nächtlichen Export abgeglichen. Der Betrieb spart sich damit einen Systemwechsel, der zu diesem Zeitpunkt nicht zur Debatte stand.
Häufige Fragen
Woher weiß ich, ob meine Software eine Schnittstelle hat?
In der Herstellerdokumentation, meist unter Stichworten wie API, Schnittstelle oder Entwickler. Wenn dort nichts steht, hilft eine direkte Anfrage beim Support, oft gibt es Zugänge nur auf Nachfrage.
Ist ein Schnittstellenzugang ein Sicherheitsrisiko?
Er ist ein Zugang wie ein Benutzerkonto und wird auch so behandelt: eigene Zugangsdaten, nur die nötigen Rechte, regelmäßiger Wechsel der Schlüssel und Protokollierung der Zugriffe.
Was mache ich, wenn es keine Schnittstelle gibt?
Üblich sind geplante Exporte und Importe von Dateien oder ein lesender Zugriff auf die Datenbank. Beides ist aufwendiger und fehleranfälliger, funktioniert in der Praxis aber zuverlässig genug.
Muss ich für Schnittstellen extra zahlen?
Das ist je nach Hersteller unterschiedlich. Manche legen sie der Lizenz bei, andere rechnen nach Zugriffen ab oder setzen eine größere Ausbaustufe voraus.
Synonyme und verwandte Begriffe
Schnittstelle · Programmierschnittstelle