Prozessanalyse
Prozessanalyse ist der erste Schritt vor der Automatisierung: Ein Prozess wird dokumentiert, gemessen und auf Automatisierungspotenzial geprüft.
Ohne Prozessanalyse wird oft das Falsche automatisiert. Die Analyse zeigt, welche Schritte wiederkehrend sind, wo Daten fehlen und welche Regeln der KI-Mitarbeiter kennen muss.
Sie ist der Grundstein für eine realistische ROI-Berechnung und eine erfolgreiche Einführung.
Worin es sich unterscheidet
SOP: Die Prozessanalyse stellt fest, wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft, mit allen Umwegen. Die SOP legt fest, wie er künftig laufen soll. Die Analyse ist die Bestandsaufnahme, die SOP das Ergebnis.
ROI von KI: Die Analyse liefert Mengen und Zeiten, die Wirtschaftlichkeitsrechnung bewertet sie. Ohne die Zahlen aus der Analyse bleibt jede Amortisationsrechnung eine Vermutung.
Was das für einen mittelständischen Betrieb bedeutet
In vielen Betrieben gibt es zu einem Ablauf drei Versionen: die dokumentierte, die geglaubte und die tatsächlich gelebte. Für eine Automatisierung zählt nur die letzte.
Die Aufnahme geschieht am besten am Arbeitsplatz, indem der Ablauf einmal vollständig mitverfolgt wird, einschließlich der Nebenwege in Tabellen, Notizzetteln und privaten Ordnern.
Erhoben werden Auslöser, beteiligte Systeme, Häufigkeit, Bearbeitungszeit, Entscheidungsregeln und Ausnahmen. Die Ausnahmen sind dabei der wichtigste Teil, weil sie über den Aufwand entscheiden.
Häufig zeigt die Analyse, dass ein Teil der Arbeit schlicht entfallen kann. Diese Erkenntnis ist oft mehr wert als die anschließende Automatisierung.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Eine Arztpraxis will die Terminvergabe entlasten. Die Aufnahme zeigt, dass die meiste Zeit nicht beim Eintragen vergeht, sondern bei Rückrufen, weil Patienten auf dem Anrufbeantworter keine Rückrufnummer hinterlassen.
Die naheliegende Automatisierung der Terminmaske hätte daran wenig geändert. Stattdessen setzt die Praxis zuerst bei der Aufnahme der Anliegen an, sodass Name, Nummer und Anliegen strukturiert vorliegen, bevor überhaupt automatisiert wird.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Prozessanalyse?
Für einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf sind wenige Termine üblich. Wichtiger als die Dauer ist, dass die Menschen dabei sind, die den Prozess wirklich ausführen, nicht nur die Leitung.
Muss ich alle Prozesse im Betrieb aufnehmen?
Nein, das führt meist zu Aktenordnern ohne Wirkung. Sinnvoll ist, mit zwei oder drei Abläufen zu beginnen, die spürbar Zeit kosten, und die Erkenntnisse daraus zu nutzen.
Was, wenn Mitarbeiter befürchten, dass es um Kontrolle geht?
Diese Sorge ist normal und sollte offen angesprochen werden. Hilfreich ist, den Zweck klar zu benennen, Ergebnisse gemeinsam durchzugehen und keine Auswertung auf einzelne Personen zu beziehen.
Kann eine Analyse auch ergeben, dass sich KI nicht lohnt?
Ja, und das ist ein brauchbares Ergebnis. Bei geringen Fallzahlen oder sehr vielen Ausnahmen ist der Aufwand für Einrichtung und Pflege höher als der Nutzen.
Synonyme und verwandte Begriffe
Prozessaufnahme · Prozessmodellierung