OCR (Optical Character Recognition)
OCR ist die automatische Erkennung von Text in gescannten Dokumenten, PDFs oder Bildern, sodass Computer die Inhalte weiterverarbeiten können.
Im Mittelstand wird OCR eingesetzt, um Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Formulare zu digitalisieren, ohne sie abtippen zu müssen.
Moderne KI-Mitarbeiter kombinieren OCR mit Sprachverständnis, um auch unstrukturierte Dokumente auszuwerten.
Worin es sich unterscheidet
Large Language Model: OCR erkennt, welche Zeichen auf einem Bild stehen. Das Sprachmodell versteht, was der erkannte Text bedeutet, also welche Zahl der Rechnungsbetrag ist. Erst beides zusammen macht ein Dokument verarbeitbar.
Embedding: OCR liefert den Rohtext eines Dokuments. Embeddings machen diesen Text durchsuchbar. In einem Dokumentenprozess läuft OCR zuerst, die Suchaufbereitung danach.
Was das für einen mittelständischen Betrieb bedeutet
Papier und PDF sind im Mittelstand weiterhin der Normalfall, besonders bei Lieferscheinen, Stundenzetteln und Eingangsrechnungen. OCR ist der erste Schritt, um diese Belege ohne Abtippen nutzbar zu machen.
Die Erkennungsqualität hängt an der Vorlage. Sauber gescannte Dokumente mit klarer Schrift werden nahezu fehlerfrei erkannt, schlechte Handyfotos und Handschrift deutlich schlechter.
Kritische Felder wie Betrag, Datum und Rechnungsnummer sollten gegen eine zweite Quelle geprüft werden, etwa gegen die Bestellung im Warenwirtschaftssystem.
Für die Aufbewahrung gelten die handelsrechtlichen und steuerlichen Fristen unabhängig davon, ob ein Beleg digital verarbeitet wurde.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Auf einer Baustelle fotografieren Monteure Lieferscheine mit dem Handy und legen die Fotos in einen gemeinsamen Ordner. Bisher sortiert das Büro die Bilder abends und ordnet sie den Projekten zu.
Mit Texterkennung wird jeder Lieferschein gelesen, Lieferant, Datum und Bestellnummer werden ausgelesen und dem passenden Projekt zugeordnet. Unleserliche Bilder landen in einer Sammelmappe mit dem Hinweis, dass ein neues Foto nötig ist, statt unbemerkt liegen zu bleiben.
Häufige Fragen
Erkennt OCR auch Handschrift?
Teilweise. Druckschrift in Formularfeldern funktioniert ordentlich, fließende Handschrift bleibt unsicher. Für handschriftliche Belege ist eine Prüfung durch eine Person weiterhin sinnvoll.
Kann ich Papierbelege nach dem Einlesen wegwerfen?
Das richtet sich nach den steuerlichen Vorgaben zur elektronischen Aufbewahrung und der Verfahrensdokumentation. Diese Frage gehört vor dem Umstellen mit der Steuerberatung geklärt.
Wie genau ist die Erkennung bei Rechnungen?
Bei gut gescannten Rechnungen ist sie hoch, sichere Verlässlichkeit entsteht aber erst durch den Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein. Dieser Abgleich fängt Erkennungsfehler wie eine verrutschte Ziffer ab.
Funktioniert OCR auch mit fremdsprachigen Dokumenten?
Ja, gängige Sprachen werden erkannt. Bei Dokumenten aus dem Ausland lohnt es sich, die Formatunterschiede bei Datum und Dezimaltrennzeichen im Prozess zu berücksichtigen.
Synonyme und verwandte Begriffe
Texterkennung · Dokumentenerkennung