Rechnungen automatisch erstellen mit einem KI-Mitarbeiter

Die KI holt sich die Grundlage der Rechnung aus bereits vorhandenen Daten: einem abgeschlossenen Auftrag, einem Lieferschein oder erfassten Arbeitsstunden. Sie tippt nichts neu ab, sondern übernimmt Zahlen aus Ihrem System.

Danach ordnet sie diese Daten den passenden Rechnungspositionen zu, prüft Steuersätze und Zahlungsbedingungen und baut daraus eine vollständige Rechnung im gewohnten Layout.

Das fertige Dokument liegt anschließend als Entwurf bereit, so wie ein Kollege einen Beleg zur Unterschrift vorlegt.

Damit eine Rechnung korrekt und rechtssicher ist, braucht die KI mehrere Informationen aus Ihrem Betrieb. Diese werden bei der Einrichtung erfasst und danach automatisch aktuell gehalten.

Fehlt eines dieser Elemente, kann die KI zwar einen Entwurf erstellen, dieser muss dann aber intensiver geprüft werden.

Vorher sammelt ein Mitarbeiter Belege und Stunden zusammen, tippt jede Rechnung einzeln und verschickt sie manuell. Nachher übernimmt die KI die Zusammenstellung, der Mensch prüft nur noch das fertige Dokument.

Wir rechnen mit einem Betrieb, der 400 Rechnungen im Monat schreibt. Jede Rechnung braucht heute im Schnitt 12 Minuten für Zusammenstellen, Tippen und Prüfen. Das ergibt 80 Stunden im Monat, also 960 Stunden im Jahr.

Bei einem Vollkostensatz von 50 Euro pro Stunde ergibt das 48.000 Euro im Jahr für die reine Rechnungserstellung. Übernimmt die KI zwei Drittel dieser Zeit, weil nur noch geprüft statt getippt wird, bleibt eine Ersparnis von rund 32.000 Euro im Jahr.

Bei einer typischen Einrichtung von 15.000 Euro und laufenden Kosten von 400 Euro im Monat amortisiert sich das System nach rund sechs Monaten.

Kein Rechnungsentwurf wird ohne Prüfung verschickt. Ein Mitarbeiter kontrolliert Betrag, Positionen und Empfänger, bevor die Rechnung das Haus verlässt. Bei Beträgen über einer festgelegten Grenze kann zusätzlich die Geschäftsführung freigeben müssen.

Diese Kontrolle dauert bei einer korrekt vorbereiteten Rechnung nur wenige Sekunden. Sie bleibt aber bestehen, weil ein falscher Betrag oder eine falsche Steuerangabe rechtliche und finanzielle Folgen haben kann, die niemand allein einer Software überlassen sollte.

Schreiben Sie im Monat nur eine Handvoll Rechnungen, steht der Aufwand der Einrichtung in keinem sinnvollen Verhältnis zur eingesparten Zeit. Auch wenn jede Rechnung wegen komplizierter Vertragswerke ohnehin individuell durchgerechnet werden muss, hilft die Automatisierung nur bei den Standardteilen.

Sind Ihre Leistungsdaten heute in mehreren getrennten Excel-Tabellen verstreut statt in einem System, muss zuerst diese Grundlage geordnet werden. Sonst übernimmt die KI dieselbe Unordnung, nur schneller.

Der Einstieg beginnt mit einem Blick auf Ihre heutige Rechnungsstellung: Woher kommen die Zahlen, wie viele Sonderfälle gibt es, wer prüft heute schon. Aus dieser Analyse entsteht ein erster Entwurf, den Sie an echten Rechnungen testen, bevor die Software in den Regelbetrieb übernommen wird.