Was ist ein KI-Mitarbeiter? Erklärung für Unternehmer

Klassische Bürosoftware kann nur starre Befehle ausführen. Ändert sich das Format einer eingehenden Rechnung, bricht der Prozess ab und meldet einen Fehler.

Ein KI-Mitarbeiter nutzt Sprachmodelle, also Programme, die Texte sinngemäß verstehen. Er liest eine E-Mail oder ein PDF ähnlich wie ein Mensch, erkennt Absender und Anliegen. Dabei ist es egal, ob eine Information in Zeile fünf oder fünfzig steht.

Er verknüpft mehrere Werkzeuge: Er liest eine Anfrage im Postfach, sucht die Kundendaten im ERP-System, prüft die Verfügbarkeit im Lager und bereitet einen Angebotsentwurf vor. Der menschliche Kollege prüft diesen Entwurf am Ende nur noch.

Überall dort, wo Mitarbeiter Daten zwischen Systemen übertragen oder Texte lesen und beantworten, lohnt sich der Einsatz. Die folgenden Aufgaben übernehmen KI-Mitarbeiter bereits heute in deutschen Betrieben.

Stellen Sie sich einen technischen Dienstleister vor. Ein Kunde schickt eine E-Mail mit einer Schadensmeldung und drei Fotos.

Eine individuell entwickelte Lösung inklusive Anbindung an Ihre Systeme kostet in Deutschland meist einmalig zwischen 15.000 und 45.000 Euro netto. Hinzu kommen laufende Kosten für Server und KI-Schnittstellen von etwa 50 bis 250 Euro im Monat.

Ein Rechenbeispiel: Ein Betrieb mit 30 Mitarbeitern führt ein System zur Angebotsvorbereitung ein. Drei Mitarbeiter sparen dadurch täglich je eine Stunde, also 15 Stunden in der Woche oder rund 60 Stunden im Monat. Bei einem Stundensatz von 45 Euro sind das 2.700 Euro im Monat. Bei Entwicklungskosten von 20.000 Euro hat sich das System nach weniger als acht Monaten bezahlt gemacht.

Künstliche Intelligenz ist nicht fehlerfrei. In seltenen Fällen erfindet ein System Fakten, wenn die Datenlage unklar ist. Deshalb gilt bei kritischen Vorgängen immer: Der Mensch gibt frei.

Ein weiteres Risiko ist die Abhängigkeit von Schnittstellen anderer Programme. Ändert ein Anbieter seine Schnittstelle ohne Ankündigung, kann der KI-Mitarbeiter vorübergehend ausfallen. Eine laufende Wartung durch den Softwarepartner ist deshalb notwendig.

Und: Eine KI zeigt keine Empathie und führt keine schwierigen Verhandlungen. Ein verärgerter Großkunde braucht das persönliche Gespräch mit der Geschäftsführung.

Wenn Ihre Belege noch auf Papier vorliegen und niemand im Betrieb digital arbeitet, ist ein KI-Mitarbeiter der falsche erste Schritt. Digitalisieren Sie zuerst die Grundlagen.

Auch bei sehr kleinen Fallzahlen, etwa nur fünf Anfragen im Monat, lohnt sich die Entwicklung meist nicht. Die Kosten für Bau und Wartung stehen dann in keinem Verhältnis zur eingesparten Zeit.

Der Prozess beginnt mit einer Analyse Ihrer Abläufe. Dabei wird geprüft, welche Aufgaben sich für eine Automatisierung eignen und wo der größte Hebel liegt. Danach entwickeln wir einen Prototyp, der innerhalb weniger Wochen zeigt, ob die Daten ausreichen und das System die gewünschten Ergebnisse liefert.

Erst nach erfolgreichem Test erfolgt die tiefe Integration in Ihre Software-Landschaft. Zum Abschluss schulen wir Ihr Team. Da die Bedienung über vertraute Oberflächen wie E-Mail oder Chat läuft, ist die Einarbeitung kurz.

Bei standardmäßigen Cloud-Werkzeugen aus den USA besteht oft das Risiko, dass Daten zum Training der Modelle genutzt werden. Das ist im professionellen Einsatz nicht zulässig.

Ein individuell entwickelter KI-Mitarbeiter löst dieses Problem. Wir nutzen Schnittstellen, bei denen vertraglich ausgeschlossen ist, dass Daten für das Training globaler Modelle verwendet werden. Berechnungen laufen auf europäischen Servern oder im eigenen Firmennetzwerk.