Mit KI sparen: 100.000 € pro Jahr — woher die Einsparung kommt

Eine KI-Software ist kein Roboter und kein Gerät. Es ist ein Programm, das auf Ihren Betrieb und Ihre bestehende Software zugeschnitten wird. Anders als ein normales Programm, das nur starre Regeln abarbeitet, versteht sie auch unsortierten Text. Sie liest eine E-Mail, erfasst den Sinn und trifft im Rahmen fester Vorgaben eine Entscheidung.

Diese Software läuft im Hintergrund Ihres Betriebs. Sie hat Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach, Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr Kundenprogramm. Sie wartet nicht, bis jemand sie bedient, sondern reagiert von selbst. Geht eine Lieferantenrechnung per E-Mail ein, liest die Software sie aus. Sie gleicht die Posten mit der Bestellung ab. Sie legt die fertige Buchung zur Prüfung bereit.

Wir rechnen mit einem Beispielbetrieb: 30 Mitarbeiter insgesamt, davon fünf im Innendienst, im Einkauf oder in der Auftragsabwicklung. Jeder dieser fünf verbringt im Schnitt 1,5 Stunden am Tag mit reiner Routinearbeit. Das ist eine Annahme aus unseren Projekten, keine erfundene Studie.

Dazu zählen das Abtippen von Kundendaten, das Suchen nach Belegen, das Schreiben von Standard-Angeboten und das Beantworten immer gleicher Fragen per E-Mail. Bei fünf Personen sind das 7,5 Stunden pro Tag. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt das 1.650 Stunden reine Routinearbeit im Jahr.

Setzt man 60 Euro Vollkosten pro Stunde an, also Lohn plus Sozialabgaben plus Arbeitsplatzkosten, ergibt sich: 1.650 Stunden mal 60 Euro sind 99.000 Euro im Jahr. Diese Summe fließt aktuell in Routinearbeit. Übernimmt eine KI diese Arbeit, wird dieser Betrag zur Ersparnis.

Überall dort, wo Informationen ankommen, geprüft und weitergeleitet werden, hilft eine solche Software. Ein Beispiel ist die Belegerfassung. Die Software liest Rechnungen und Lieferscheine aus. Sie erkennt auch handschriftliche Notizen oder unsaubere Tabellen. Sie trägt die Daten in Ihre Buchhaltung ein.

Ein zweites Beispiel ist die Angebotserstellung. Fragt ein Kunde an, muss oft erst geprüft werden, ob Material im Lager ist und welcher Preis gilt. Die Software sucht diese Daten selbst zusammen. Sie legt einen Angebotsentwurf für die Freigabe bereit. Ihr Mitarbeiter prüft ihn kurz und schickt ihn ab.

Ein drittes Beispiel ist der Kundenservice. Fragen nach dem Lieferstatus oder nach Standardkonditionen beantwortet die Software als Entwurf in Ihrem Mailprogramm. Sie müssen die Antwort nur noch kontrollieren und senden. Das spart pro Vorgang wenige Minuten, die sich übers Jahr stark summieren.

Nein. Diese Sorge hören wir oft, und die Antwort ist eindeutig. In der Praxis geht es fast nie um Personalabbau. Der Mittelstand leidet unter Fachkräftemangel. Offene Stellen im Büro bleiben oft monatelang unbesetzt. Die vorhandene Belegschaft ist überlastet.

Sparen Sie mit KI Kosten, entlasten Sie Ihre Leute von Arbeit, die ohnehin niemand gerne macht. Ihre Fachkräfte gewinnen Zeit für Dinge, die eine Software nicht kann: den persönlichen Draht zu Schlüsselkunden, die Suche nach neuen Lieferanten, das Lösen schwieriger Probleme. Das steigert nicht nur die Ersparnis, sondern auch den Umsatz.

Da jede Software individuell an Ihre Systeme angepasst wird, gibt es keinen Preis von der Stange. Eine auf Ihren Betrieb zugeschnittene Lösung startet am deutschen Markt in der Regel bei 15.000 bis 40.000 Euro einmalig.

Darin enthalten sind die Analyse Ihrer Abläufe, der Bau der Schnittstellen, also der Verbindungen zwischen zwei Programmen, das Training auf Ihre Dokumente und die Anbindung an Ihre bestehende Software. Dazu kommen laufende Kosten für Server und Schnittstellennutzung von meist 200 bis 800 Euro im Monat, je nach Datenmenge.

Bei einer Ersparnis von rund 100.000 Euro im Jahr amortisiert sich das schnell. Selbst bei 35.000 Euro Investition und 500 Euro laufenden Kosten im Monat hat sich das System nach weniger als sechs Monaten bezahlt gemacht. Ab dem zweiten Jahr bleibt die Ersparnis fast vollständig im Betrieb.

KI ist kein Allheilmittel. Das größte Risiko sind sogenannte Halluzinationen: Die Software erfindet mit großer Überzeugung falsche Angaben, wenn ihr Daten fehlen. Deshalb gilt bei uns ein Grundsatz: Der Mensch gibt frei. Die Software trifft keine folgenschwere Entscheidung allein, sondern bereitet sie nur vor.

Auch der Datenschutz ist wichtig. Bei Kunden- oder Finanzdaten muss alles der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen. Öffentliche Werkzeuge wie die kostenlose Version von ChatGPT dürfen dafür nicht genutzt werden, weil Daten dort zum Training verwendet werden können. Eine saubere Lösung läuft auf geschützten, europäischen Servern, bei denen vertraglich feststeht, dass Ihre Daten den Betrieb nicht verlassen.

Der Weg zur ersten KI-Software ist einfacher, als viele Geschäftsführer denken. Sie brauchen dafür kein eigenes IT-Wissen. Ein Projekt läuft in der Praxis in drei Schritten ab, die Ihren Betrieb kaum belasten.