ROI von KI berechnen: Die einfache Formel für Ihren Betrieb

ROI steht für Return on Investment, auf Deutsch etwa Rückfluss der Investition. Die Kennzahl zeigt, wie viel Gewinn ein eingesetztes Kapital innerhalb eines bestimmten Zeitraums abwirft.

Bei klassischer Software war der Nutzen oft schwer messbar. Bei einem KI-Mitarbeiter ist das anders, weil er konkrete, wiederkehrende Aufgaben übernimmt, etwa Belege erfassen oder E-Mails vorbereiten. Die eingesparte Zeit lässt sich direkt zählen.

Der ROI hilft nicht nur bei der Entscheidung für oder gegen ein Projekt. Er zeigt auch später, ob das System die versprochene Entlastung tatsächlich bringt.

Die Formel lautet: der finanzielle Nutzen minus die Gesamtkosten, geteilt durch die Gesamtkosten, mal 100. Das Ergebnis ist ein Prozentsatz. Eine positive Zahl bedeutet, das Projekt bringt Gewinn.

Die Gesamtkosten setzen sich aus einmaligen Entwicklungskosten und laufenden Betriebskosten zusammen. Der Nutzen ergibt sich meist aus eingesparter Arbeitszeit, die für andere Aufgaben genutzt werden kann.

Ein Handwerksbetrieb mit 40 Mitarbeitern erhält pro Monat rund 400 Eingangsrechnungen. Für Prüfen, Erfassen und Buchen einer Rechnung braucht ein Mitarbeiter im Schnitt 15 Minuten. Bei einem angenommenen Bruttostundensatz von 40 Euro kostet das monatlich 4.000 Euro, also 100 Stunden mal 40 Euro.

Ein KI-Mitarbeiter liest die Rechnungen aus, gleicht sie mit den Bestellungen ab und bereitet die Buchung vor. Der Mitarbeiter prüft nur noch 2 Minuten pro Rechnung, statt 15. Der Aufwand sinkt auf 13,3 Stunden im Monat, also rund 532 Euro. Ersparnis: 3.468 Euro pro Monat.

Die Entwicklung kostete einmalig 18.000 Euro, der laufende Betrieb 150 Euro im Monat, also 1.800 Euro im Jahr. Nach einem Jahr stehen Gesamtkosten von 19.800 Euro einer Ersparnis von 41.616 Euro gegenüber. Netto-Nutzen: 21.816 Euro, ROI rund 110 Prozent. Amortisiert nach gut fünf Monaten.

Eine ehrliche Rechnung darf keine Kosten verschweigen. Häufig vergessen werden Nutzungsgebühren für externe KI-Modelle, sogenannte API-Kosten, also Gebühren für die Schnittstelle, die meist nach verarbeitetem Datenvolumen abgerechnet werden.

Auch die Zeit für Schulungen während der Einführung gehört in die Kalkulation. Neue Software funktioniert nur, wenn sie akzeptiert wird. Und die Wartung darf nicht fehlen: Ändert sich Ihr ERP-System, also Ihre Warenwirtschaft, muss die Schnittstelle mitunter angepasst werden.

Ein realistisches Projektbudget enthält deshalb immer einen Puffer für die Integration und die ersten Wochen im laufenden Betrieb.

Die Einführung folgt meist vier Phasen, die das finanzielle Risiko gering halten. So behalten Sie zu jedem Zeitpunkt die Kontrolle über Ihre Ausgaben.

Zuerst wird ein Ablauf identifiziert, der sich für Automatisierung eignet. Dann folgt ein Prototyp, der die Machbarkeit zeigt. Erst danach folgen vollständige Entwicklung, Anbindung und Schulung.

Wenn das Volumen zu gering ist, etwa nur 20 Rechnungen im Monat statt 400, lohnt sich die Entwicklungskosten meist nicht. Der manuelle Aufwand bleibt dann günstiger als die Investition.

Auch wenn die Fehlerquote bei komplexen Sonderfällen hoch bleibt und ständig ein Mensch nachprüfen muss, schrumpft die Ersparnis schnell. Dann lohnt sich, zuerst einen einfacheren Ablauf zu automatisieren.

Und wenn Ihre Prozesse sich laufend ändern, etwa weil jedes Projekt komplett anders kalkuliert wird, lässt sich kaum eine stabile Zeitersparnis vorausrechnen. In solchen Fällen ist Vorsicht bei der Investitionsentscheidung angebracht.

Beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme. Notieren Sie, welche Aufgaben täglich viel Zeit kosten, aber kaum Denkarbeit erfordern. Formulare ausfüllen, E-Mails sortieren, Daten zwischen Programmen übertragen sind typische Beispiele.

Wählen Sie eine dieser Aufgaben für den Start aus und lassen Sie dafür eine passende Software entwickeln. So bleibt das Anfangsinvestment gering, und Sie sehen innerhalb weniger Monate, ob die Rechnung aufgeht.