KI in Spedition und Logistik: Disposition, Dokumente, Status

Ein KI-Mitarbeiter ist keine selbstfahrende Technik, sondern ein Programm, das Texte lesen kann. Herkömmliche Software konnte bisher nur Daten verarbeiten, die immer an der gleichen Stelle standen. Änderte ein Kunde das Format seiner PDF-Bestätigung, scheiterte das System.

Eine KI liest ein Dokument dagegen wie ein Mensch. Sie sucht nach Begriffen wie Ladestelle, Gewicht oder Palettenanzahl, unabhängig davon, wo diese im Dokument stehen. Das Programm arbeitet rund um die Uhr und liefert Vorschläge in Sekunden. Ihre Disponenten können sich wieder auf Kunden und Touren konzentrieren.

Ein Frachtbrief, kurz CMR, trifft per E-Mail ein. So läuft die Bearbeitung mit einem KI-Mitarbeiter ab:

Täglich treffen Kundenanfragen ein, oft schlicht: Können Sie morgen Ladung X von A nach B transportieren, und was kostet das? Ein KI-Mitarbeiter liest solche E-Mails und erkennt sofort, ob es sich um eine Preisanfrage, eine Reklamation oder eine Statusfrage handelt.

Bei einer Preisanfrage liest das System Postleitzahlen und Ladegut aus und berechnet auf Basis Ihrer historischen Tarife einen Preisvorschlag. Der Disponent erhält eine fertige Mail-Vorlage, prüft sie kurz und sendet sie ab.

Auch Statusanfragen, wo sich eine Sendung gerade befindet, kann das System beantworten. Es ruft die Telematikdaten des Lkw ab und schickt dem Kunden die voraussichtliche Ankunftszeit.

Nehmen wir eine Spedition mit 30 Fahrzeugen und vier Disponenten. Angenommen, jeder Disponent verbringt zwei Stunden am Tag mit administrativen Aufgaben wie Sortieren und Abtippen. Das sind 8 Stunden am Tag für das Team, bei einem Stundensatz von 35 Euro also 280 Euro am Tag.

Auf 220 Arbeitstage im Jahr gerechnet sind das rund 61.600 Euro. Ein KI-Mitarbeiter kann in unseren Projekten typischerweise rund 80 Prozent dieser Routinearbeit übernehmen. Das ergibt eine Ersparnis von etwa 49.280 Euro im Jahr.

Die einmalige Einrichtung kostet je nach Komplexität zwischen 15.000 und 25.000 Euro, dazu kommen laufende Kosten von etwa 400 bis 600 Euro im Monat. Damit rechnet sich die Investition in diesem Beispiel bereits im ersten Jahr.

Bei nur wenigen Fahrzeugen und geringem Dokumentenaufkommen lohnt sich der Aufwand der Einrichtung oft noch nicht. Kommen Frachtpapiere überwiegend handschriftlich und in schlechter Qualität an, sinkt die Trefferquote der KI spürbar, weil sie auf lesbare Vorlagen angewiesen ist.

Auch wenn Ihre Tarife und Abläufe kaum dokumentiert sind, sollte zuerst dort Struktur geschaffen werden. Ein Klarheitsgespräch zeigt, ob sich der Einstieg für Ihren Betrieb aktuell rechnet.

KI ist kein Allheilmittel und macht auch Fehler. Sie arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten, nicht mit echtem Verständnis. Eine unleserliche, handschriftliche Adresse auf einem zerknitterten Lieferschein kann auch die beste KI überfordern.

Ein weiteres Risiko ist das sogenannte Halluzinieren: Das System erfindet Angaben, wenn es keine eindeutige Antwort findet. Deshalb sollte die KI immer nach dem Vier-Augen-Prinzip arbeiten. Sie bereitet vor, der Mensch gibt frei.

Zudem müssen Kundendaten und interne Tarife geschützt bleiben. Sie dürfen nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet werden. Wir achten darauf, dass die Verarbeitung auf Servern innerhalb der Europäischen Union erfolgt und die Datenschutz-Grundverordnung eingehalten wird.

Der größte Fehler ist, zu groß zu planen. Wer sofort Disposition und Abrechnung gemeinsam automatisieren will, riskiert lange Projektlaufzeiten und Frust im Team. Automatisieren Sie zuerst nur einen Prozess, etwa das Auslesen von Frachtbriefen.

Ein weiterer Fehler ist, die Mitarbeiter zu übergehen. Hat das Team das Gefühl, Arbeitsplätze sollen wegfallen, scheitert das Projekt. Kommunizieren Sie klar, dass die Technik lästige Tipparbeit abnimmt, damit mehr Zeit für Kunden bleibt.