KI in Produktion und Maschinenbau: Aufträge, Service, Ersatzteile

Im Maschinenbau entstehen täglich viele Dokumente. Kunden schreiben E-Mails mit Freitexten, hängen handschriftlich korrigierte Zeichnungen an oder fragen nach Ersatzteilen für alte Anlagen. Bisher prüften erfahrene Techniker diese Anfragen von Hand und suchten im Warenwirtschaftssystem nach.

Ein KI-Mitarbeiter übernimmt diese Vorarbeit. Er liest die eingehende Nachricht, versteht sie auch bei ungenauer Beschreibung und sucht passende Artikelnummern heraus. Er bereitet ein Angebot so vor, dass Ihr Mitarbeiter es nur noch prüfen und freigeben muss.

Ein Kunde schickt das Foto eines verschlissenen Bauteils per E-Mail. So läuft die Bearbeitung mit einem KI-Mitarbeiter ab:

Nein. Viele Geschäftsführer glauben, sie müssten für ein solches Projekt eine eigene IT-Abteilung aufbauen. Das ist im Mittelstand nicht mehr nötig. Moderne KI-Systeme werden als fertige Software über Schnittstellen, also Verbindungen zwischen zwei Programmen, an Ihre bestehende Software angebunden.

Ihr Team bedient das System über gewohnte Oberflächen, oft direkt im E-Mail-Programm. Ein Dienstleister übernimmt Einrichtung, Anbindung und Wartung. Ihre Mitarbeiter müssen keine Programmiersprache lernen.

Nehmen wir einen Maschinenbauer mit 50 Mitarbeitern und durchschnittlich 30 Service-Anfragen pro Tag. Die manuelle Bearbeitung inklusive Recherche dauert im Schnitt 20 Minuten pro Anfrage, insgesamt 10 Stunden am Tag. Bei einem Stundensatz von 60 Euro sind das 600 Euro am Tag, rund 12.000 Euro im Monat.

Mit einem KI-Mitarbeiter sinkt die Bearbeitungszeit auf unter 3 Minuten, weil die Vorarbeit schon erledigt ist. Der tägliche Aufwand fällt auf etwa 1,5 Stunden, die Kosten sinken auf rund 90 Euro am Tag.

Selbst nach Abzug der laufenden Betriebskosten spart der Betrieb in diesem Beispiel über 8.000 Euro im Monat. Die einmalige Einrichtung kostet in unseren Projekten je nach Umfang zwischen 8.000 und 15.000 Euro, dazu kommen etwa 300 bis 800 Euro im Monat für Betrieb und Wartung.

Erhalten Sie nur wenige Anfragen pro Woche, lohnt sich der Aufwand der Einrichtung meist nicht sofort. Auch wenn Ihre historischen Daten, etwa alte Angebote oder Wartungsprotokolle, kaum digital vorliegen, fehlt zunächst die Trainingsgrundlage.

Für völlig neue, individuelle Sondermaschinen kann eine KI keine eigenständigen Konstruktionsentscheidungen treffen. Hier bleibt der Ingenieur gefragt. Ein Klarheitsgespräch hilft, ehrlich einzuschätzen, ob Ihr Betrieb aktuell profitiert.

Der häufigste Fehler ist, alle Probleme gleichzeitig lösen zu wollen. Riesige Projekte werden oft nach Monaten ergebnislos abgebrochen, weil sie zu komplex waren. Starten Sie stattdessen mit einem kleinen, klar abgegrenzten Prozess, etwa der Ersatzteilbestellung.

Ein weiteres Risiko ist mangelnde Akzeptanz im Team. Fühlen sich Mitarbeiter ersetzt, lehnen sie das System ab. Kommunizieren Sie offen, dass die Technik Papierkram abnimmt, damit mehr Zeit für Kunden und Kernarbeit bleibt.

Kundenzeichnungen und Konstruktionsdaten sind wertvolle Betriebsgeheimnisse. Öffentliche Werkzeuge aus den USA, die Daten auf fremden Servern verarbeiten, kommen dafür nicht infrage. Die von uns eingesetzten Systeme laufen auf Servern in deutschen Rechenzentren nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO.

Ihre Daten werden zu keinem Zeitpunkt für das Training öffentlicher Modelle verwendet. Eine menschliche Endkontrolle bleibt trotzdem wichtig, denn eine KI ist immer nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert wurde.