Angebote automatisch schreiben lassen: so funktioniert es

Die KI liest die eingehende Anfrage, gleich ob per E-Mail, Telefonnotiz oder Formular, und erkennt darin die gewünschten Artikel oder Leistungen. Sie sucht dazu passende Positionen in Ihrer Artikeldatenbank und übernimmt die dort hinterlegten Preise.

Danach setzt sie das Angebot in Ihrer gewohnten Vorlage zusammen: Kopfzeile mit Kundendaten, Positionsliste, Rabatte, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Sie formuliert die Anschreibezeile passend zum Ton, den Sie sonst auch verwenden.

Am Ende steht kein versendetes Dokument, sondern ein Entwurf. Dieser liegt in Ihrem System zur Prüfung bereit, so wie eine E-Mail, die ein Kollege für Sie vorbereitet hat.

Damit ein Angebot wirklich zum Betrieb passt, braucht die KI Zugriff auf mehrere Wissensquellen. Diese werden bei der Einrichtung einmal zusammengetragen und laufend aktuell gehalten.

Ohne dieses Wissen bleibt jedes Angebot Stückwerk. Deshalb ist die Analyse zu Beginn des Projekts wichtiger als die Technik dahinter.

Vorher tippt ein Mitarbeiter jede Anfrage von Hand ab, sucht Artikelnummern und formuliert den Begleittext neu. Nachher übernimmt die KI die Vorarbeit, der Mensch prüft nur noch das Ergebnis. Der Unterschied zeigt sich am besten Schritt für Schritt.

Wir rechnen mit einem Beispielbetrieb, der 15 Angebote pro Tag schreibt. Jedes Angebot braucht heute im Schnitt 25 Minuten für Suchen, Tippen und Formulieren. Das ergibt 6,25 Stunden am Tag, bei 220 Arbeitstagen im Jahr also 1.375 Stunden.

Bei einem Vollkostensatz von 55 Euro pro Stunde ergibt das rund 75.625 Euro im Jahr, die für die reine Angebotserstellung aufgewendet werden. Nimmt der KI-Mitarbeiter der Bürokraft die Hälfte dieser Zeit ab, bleibt eine Ersparnis von knapp 38.000 Euro im Jahr, während die Prüfung durch den Menschen erhalten bleibt.

Bei einer typischen Einrichtung von 12.000 Euro und laufenden Kosten von 350 Euro im Monat hat sich die Investition nach rund vier bis fünf Monaten bezahlt gemacht.

Der KI-Mitarbeiter entscheidet nicht selbst über Preise, Rabatte oder Vertragsbedingungen. Er bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei. Das gilt für jedes Angebot, unabhängig vom Auftragswert.

In der Praxis sieht das so aus: Der Entwurf landet in einem Ordner oder einer Freigabeliste. Ein Mitarbeiter öffnet ihn, liest die Positionen gegen, passt bei Bedarf eine Zeile an und klickt erst dann auf Senden. Bei größeren Aufträgen kann eine zweite Freigabe durch die Geschäftsführung eingebaut werden, genau wie es heute schon ohne KI üblich ist.

Schreiben Sie im Monat nur fünf oder sechs Angebote, lohnt sich der Aufwand kaum. Die Einrichtungskosten stehen dann in keinem vernünftigen Verhältnis zur eingesparten Zeit.

Auch wenn jedes Angebot völlig individuell kalkuliert werden muss, etwa bei komplexen Anlagenbau-Projekten mit vielen technischen Sonderfällen, kann die KI nur einen Teil der Arbeit abnehmen. Und wenn Ihre Preisliste nicht sauber gepflegt ist, muss diese zuerst geordnet werden, sonst übernimmt die KI die bestehende Unordnung eins zu eins.

Der Einstieg beginnt nicht mit Technik, sondern mit einem Blick auf Ihre bestehenden Angebote und Ihre Preisliste. Aus diesem Material entsteht innerhalb weniger Wochen ein erster funktionierender Entwurf, den Sie an echten Anfragen testen. Ein kurzes Gespräch reicht meist, um zu klären, ob Ihr Angebotsprozess dafür geeignet ist.