Wie gehe ich mit Schatten KI im Unternehmen um?

Unter Schatten-KI versteht man den Einsatz von Anwendungen künstlicher Intelligenz durch Mitarbeiter, der ohne Wissen, Genehmigung oder Kontrolle der Geschäftsführung oder der IT-Abteilung stattfindet. Das Phänomen ist eine Weiterentwicklung der bekannten „Schatten-IT“, bei der beispielsweise private Cloud-Speicher oder nicht freigegebene Kommunikationstools für die Arbeit genutzt werden.

Im Kontext von KI geht es meist um frei zugängliche Online-Dienste. Ein Mitarbeiter nutzt zum Beispiel ein öffentliches Sprachmodell, um ein vertrauliches Besprechungsprotokoll zusammenzufassen, oder eine Online-Plattform, um aus internen Stichpunkten einen Marketingtext zu erstellen. Das Problem: Die eingegebenen Daten verlassen das Unternehmen und ihr weiterer Verbleib ist unkontrollierbar.

Mitarbeiter, die auf Schatten-KI zurückgreifen, handeln selten in böser Absicht. Im Gegenteil, sie suchen nach Lösungen für konkrete Probleme in ihrem Arbeitsalltag. Sie wollen ihre Arbeit besser und schneller erledigen, doch die vorhandenen, offiziellen Werkzeuge sind dafür oft zu umständlich, zu langsam oder nicht vorhanden.

Die Gründe für den Griff zu externen KI-Tools sind meist pragmatisch:

Die unkontrollierte Nutzung von Schatten-KI schafft blinde Flecken und birgt drei zentrale Risiken für ein Unternehmen. Diese sind nicht theoretisch, sondern haben direkte geschäftliche Auswirkungen.

Das größte Risiko ist der Kontrollverlust über sensible Daten. Sobald Mitarbeiter Kundendaten, Finanzzahlen, Vertragsdetails oder strategische Informationen in öffentliche KI-Tools eingeben, können diese Daten zum Training der Modelle verwendet werden. Dies kann einen Verstoß gegen die DSGVO und vertragliche Geheimhaltungspflichten darstellen. Der Schaden eines solchen Datenlecks kann empfindliche Strafen und Reputationsschäden nach sich ziehen.

Zweitens leidet die Verlässlichkeit der Arbeitsergebnisse. KI-Modelle können fehlerhafte oder erfundene Informationen ausgeben, sogenannte „Halluzinationen“. Werden diese ungeprüft in Angebote, Berichte oder technische Dokumentationen übernommen, kann das zu falschen Geschäftsentscheidungen, Kundenbeschwerden und finanziellen Verlusten führen.

Drittens geht wertvolles Prozesswissen verloren. Wenn ein Mitarbeiter einen Arbeitsablauf mithilfe eines externen Tools für sich allein automatisiert, ist diese Lösung an seine Person gebunden. Verlässt dieser Mitarbeiter das Unternehmen, verschwindet auch der von ihm geschaffene Prozess. Das Unternehmen hat nichts gelernt und nichts gewonnen.

Ein reines Verbot von Schatten-KI ist zum Scheitern verurteilt. Der richtige Weg besteht aus einem Dreiklang von Verstehen, Regeln und Anbieten.

**1. Bestandsaufnahme und Aufklärung:** Suchen Sie das offene Gespräch mit Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie ohne Vorwurf, welche Werkzeuge genutzt werden und welche Probleme damit gelöst werden sollen. Klären Sie sachlich über die Risiken im Umgang mit Firmendaten auf. Das Ziel ist es, den konkreten Bedarf im Unternehmen zu verstehen.

**2. Klare KI-Richtlinien erstellen:** Definieren Sie in einem kurzen, verständlichen Dokument, was erlaubt ist und was nicht. Eine solche Richtlinie könnte beispielsweise folgende Punkte adressieren:

Richtlinien allein lösen jedoch nicht das zugrundeliegende Problem: den Bedarf an besseren Werkzeugen. Der strategisch nachhaltigste Schritt ist daher, kontrollierte und offizielle Alternativen zu schaffen, die den Mitarbeitern die Arbeit wirklich erleichtern.

Hier liegt der Unterschied zwischen einem ungesteuerten KI-Werkzeug und einem gezielt eingesetzten KI-Mitarbeiter. Während Ersteres ein unkontrolliertes Risiko darstellt, ist ein KI-Mitarbeiter ein unternehmenseigenes System, das für einen spezifischen Prozess entwickelt wurde. Er arbeitet innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur, greift kontrolliert auf definierte Daten zu und führt seine Aufgaben nach festen Regeln aus — kontrolliert und nachvollziehbar.

Anstatt dass ein Mitarbeiter manuell Rechnungsdaten in ein externes Tool kopiert, übernimmt ein KI-Mitarbeiter die Prüfung und Verbuchung direkt im System. Er entlastet das Team, hilft, die Daten zu schützen und macht den Prozess unabhängig von Einzelpersonen. So wird die ursprüngliche Initiative der Mitarbeiter in einen messbaren, robusten Unternehmenswert umgewandelt. Mehr dazu, wie ein solcher Mitarbeiter funktioniert, finden Sie auf unserer Übersichtsseite zu KI-Mitarbeitern.