Auswertungen und Berichte automatisch erstellen lassen

Ein KI-Mitarbeiter für Auswertungen holt sich zu einem festgelegten Zeitpunkt die aktuellen Zahlen aus Ihren bestehenden Systemen, etwa Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung. Er rechnet nichts, was diese Systeme nicht schon liefern, er sammelt und ordnet nur.

Aus diesen Zahlen schreibt er einen verständlichen Text: Wie hat sich der Umsatz im Vergleich zur Vorwoche entwickelt, welche Kunden waren auffällig aktiv, wo gab es Reklamationen. Er hebt Auffälligkeiten hervor, etwa einen ungewöhnlichen Umsatzeinbruch bei einem bestimmten Kunden.

Vorher trug der Vertriebsleiter jeden Montag Zahlen aus drei Systemen von Hand zusammen, formatierte eine Tabelle und schrieb dazu eine kurze Einschätzung. Bei Krankheit oder Urlaub fiel der Bericht manchmal ganz aus.

Nachher zieht der KI-Mitarbeiter die Zahlen automatisch am Montag früh und legt einen fertigen Entwurf bereit. Der Vertriebsleiter liest ihn in zehn Minuten gegen, ergänzt eine persönliche Einschätzung und schickt ihn ab.

Der KI-Mitarbeiter muss wissen, welche Kennzahlen für Ihren Betrieb überhaupt wichtig sind, denn nicht jede Zahl verdient einen Platz im Bericht. Er lernt, welche Systeme welche Zahlen liefern und wie diese Zahlen benannt und berechnet werden.

Auch der gewünschte Ton und Aufbau des Berichts gehört dazu: Manche Geschäftsführer wollen zuerst Umsatz sehen, andere zuerst Probleme und Reklamationen. Diese Vorlieben werden zu Beginn festgelegt und lassen sich später anpassen.

Der Mensch gibt frei, bevor ein automatisch erstellter Bericht die Geschäftsführung erreicht. Die KI liefert einen Entwurf, keinen fertigen, versendeten Bericht, das ist eine bewusste Grenze in unseren Projekten.

Besonders bei ungewöhnlichen Werten, etwa einem plötzlichen Umsatzeinbruch, prüft der Mensch, ob es sich um einen echten Trend oder einen Datenfehler im Ausgangssystem handelt, bevor die Zahl in einem Bericht landet.

Der Vertriebsleiter braucht bisher rund 2 Stunden pro Woche für den Montagsbericht. Bei einem angenommenen Stundensatz von 45 Euro sind das 90 Euro pro Woche, also rund 390 Euro im Monat, nur für diesen einen Bericht.

Mit einem automatisch erstellten Entwurf sinkt die reine Prüfzeit auf etwa 20 Minuten pro Woche, das sind noch rund 65 Euro im Monat. Die Ersparnis liegt bei rund 325 Euro im Monat für diesen Bericht allein.

Bei einer angenommenen einmaligen Einrichtung von 9.000 Euro und laufenden Kosten von 300 Euro im Monat rechnet sich allein dieser eine Bericht erst nach vielen Monaten. In unseren Projekten lohnt sich das Vorhaben deshalb meist erst, wenn mehrere Berichte oder Auswertungen gleichzeitig automatisiert werden.

Wenn nur ein einziger, sehr einfacher Bericht pro Monat entsteht und dafür schon eine fertige Vorlage in Excel existiert, lohnt sich der Aufwand für eine Automatisierung meist nicht. Der bestehende Klick-Aufwand ist dann schon gering.

Auch wenn Ihre Zahlen aus vielen unterschiedlichen, nicht vernetzten Quellen ohne feste Struktur kommen, etwa handschriftliche Notizen aus dem Außendienst, braucht es zuerst eine sauberere Datenbasis. Sonst schreibt der KI-Mitarbeiter einen Bericht auf unsicherem Fundament.

Und wenn die Geschäftsführung ohnehin lieber im persönlichen Gespräch über Zahlen redet statt einen schriftlichen Bericht zu lesen, bringt die Automatisierung wenig zusätzlichen Nutzen.