Bestellungen automatisieren: Einkauf mit KI vorbereiten

Ein KI-Mitarbeiter im Einkauf beobachtet laufend Lagerbestände und Verkaufszahlen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem, also der Software, die verwaltet, was auf Lager liegt und verkauft wird. Sinkt ein Bestand unter eine festgelegte Grenze, erstellt er automatisch einen Bestellvorschlag.

Dabei berücksichtigt er hinterlegte Lieferanten, aktuelle Preise und übliche Liefermengen. Er kann mehrere Lieferanten vergleichen und den günstigeren oder schnelleren vorschlagen, wenn beide dieselbe Ware führen.

Vorher prüfte der Einkäufer jeden Montag manuell Bestände und Verkaufszahlen, verglich Preise aus Gedächtnis oder alten E-Mails und tippte Bestellungen einzeln ins System. Fehler bei Mengen oder vergessene Artikel fielen oft erst auf, wenn das Lager schon leer war.

Nachher prüft der KI-Mitarbeiter jeden Morgen automatisch alle Bestände und legt fertige Bestellvorschläge an. Der Einkäufer öffnet morgens eine Liste, sieht die Vorschläge mit Begründung und bestätigt oder ändert sie.

Der KI-Mitarbeiter braucht ein genaues Bild Ihres Einkaufs, ähnlich wie ein neuer Einkäufer nach seiner Einarbeitung. Er muss wissen, welche Artikel es gibt, welche Mindestbestände sinnvoll sind und welche Lieferanten bevorzugt werden.

Auch saisonale Besonderheiten gehören dazu, etwa dass ein Artikel im Winter doppelt so schnell verkauft wird wie im Sommer. Solche Regeln werden zu Beginn gemeinsam mit dem Einkaufsteam festgelegt und laufend nachjustiert.

Der Mensch gibt frei, bevor eine Bestellung tatsächlich beim Lieferanten ankommt. Der KI-Mitarbeiter erstellt nur Vorschläge, keine verbindlichen Bestellungen, das ist eine bewusste Grenze in unseren Projekten.

Bei ungewöhnlich hohen Mengen oder neuen, noch nicht geprüften Lieferanten markiert der KI-Mitarbeiter den Vorschlag zusätzlich als prüfbedürftig, damit der Einkauf genauer hinschaut.

Der Einkäufer verbringt nach eigener Schätzung rund 7 Stunden pro Woche mit dem Zusammensuchen von Bestandsdaten und dem Eintippen von Bestellungen. Bei einem angenommenen Stundensatz von 32 Euro sind das 224 Euro pro Woche, also rund 970 Euro im Monat.

Mit vorbereiteten Bestellvorschlägen sinkt diese Zeit auf etwa 2 Stunden pro Woche für die reine Prüfung und Freigabe, das sind noch rund 280 Euro im Monat. Die Ersparnis liegt bei etwa 690 Euro im Monat.

Bei einer angenommenen einmaligen Einrichtung von 15.000 Euro und laufenden Kosten von 400 Euro im Monat trägt sich die Investition rechnerisch nach rund 22 Monaten allein durch die eingesparte Einkaufszeit. Seltener leere Lager und weniger Fehlbestellungen sind in dieser Rechnung noch nicht enthalten.

Bei einer sehr kleinen Artikelanzahl, etwa unter 50 verschiedenen Produkten, reicht meist eine einfache Excel-Erinnerung und der Aufwand für eine Automatisierung lohnt sich nicht. Der Einkäufer behält solche Bestände ohnehin gut im Kopf.

Auch wenn Ihre Lieferanten häufig kurzfristig wechseln oder Preise ständig neu verhandelt werden, kann der KI-Mitarbeiter kaum verlässliche Vorschläge liefern. Dann braucht es weiterhin das persönliche Verhandlungsgeschick eines Einkäufers.

Und wenn Ihre Verkaufszahlen nicht sauber in einem System erfasst sind, fehlt die Datengrundlage. Dann lohnt es sich zuerst, die Warenwirtschaft in Ordnung zu bringen, bevor eine Automatisierung darauf aufbaut.