Geschäftsprozesse automatisieren: Anleitung für KMU

Gut geeignet sind Abläufe, die drei Eigenschaften teilen: Sie kommen häufig vor, sie folgen klaren Regeln und sie werden heute noch von Hand erledigt. Ein Beispiel ist die Rechnungsprüfung: Eine Rechnung kommt an, wird mit der Bestellung verglichen und bei Übereinstimmung freigegeben. Das passiert nach immer demselben Muster.

Weniger geeignet sind Abläufe, die jedes Mal anders sind, etwa die individuelle Beratung eines Kunden bei einer komplexen Anfrage. Auch Abläufe, die nur zwei- oder dreimal im Jahr vorkommen, lohnen den Aufwand meist nicht. Die Faustregel: Je öfter etwas passiert und je klarer die Regel dahinter ist, desto besser eignet es sich.

Bevor irgendetwas automatisiert wird, muss der Ablauf einmal genau aufgeschrieben werden, so wie er tatsächlich läuft. Nicht so, wie er laut Handbuch laufen sollte. In der Praxis weichen beide oft stark voneinander ab.

Am besten begleitet dafür jemand die Mitarbeiterin, die den Ablauf täglich erledigt, für ein bis zwei Stunden und notiert jeden einzelnen Schritt. Wo kommt die Information her? Wer prüft sie? Wohin geht sie danach? Welche Ausnahmen gibt es? Diese Fragen ergeben am Ende eine einfache Liste, aus der klar wird, was automatisiert werden kann und was ein Mensch weiterhin entscheiden muss.

Viele Betriebe fangen mit dem an, was technisch am einfachsten wirkt. Das ist meist der falsche Ansatz. Sinnvoller ist es, den Ablauf zu wählen, der die meiste Zeit im Betrieb frisst, selbst wenn er etwas aufwendiger umzusetzen ist.

Nehmen wir den Malerbetrieb aus der Einleitung. Die Übertragung der Stundenzettel kostet die Chefin zwei bis drei Stunden pro Woche, angenommen im Schnitt 2,5 Stunden. Bei 46 Arbeitswochen im Jahr sind das 115 Stunden.

Setzt man ihren Stundensatz mit 45 Euro Vollkosten an, ergibt sich eine gebundene Zeit im Wert von rund 5.175 Euro im Jahr. Eine Software, die Stundenzettel per Foto einliest und automatisch in die Lohnabrechnung überträgt, kostet in unseren Projekten in dieser Größenordnung einmalig etwa 6.000 bis 9.000 Euro, dazu laufend rund 100 bis 200 Euro im Monat.

Bei diesem einzelnen Ablauf amortisiert sich die Investition allein über die Zeitersparnis der Chefin nach etwa 14 bis 20 Monaten. Rechnet man dazu, dass Fehler bei der Übertragung wegfallen, die sonst zu falschen Lohnzahlungen führen könnten, wird die Rechnung noch günstiger.

Wer den Ablauf heute erledigt, kennt die Ausnahmen am besten. Deshalb sollte diese Person von Anfang an eingebunden werden, nicht erst am Ende informiert werden. Sonst entstehen Lösungen, die in der Theorie gut aussehen und in der Praxis an der ersten Ausnahme scheitern.

Gleichzeitig sollte klar kommuniziert werden, dass die Automatisierung Zeit für andere Aufgaben freigibt, nicht den Arbeitsplatz gefährdet. In den meisten Mittelstandsbetrieben ist ohnehin zu wenig Personal für zu viel Arbeit vorhanden, sodass frei gewordene Zeit sofort sinnvoll verwendet wird.

Wenn ein Ablauf nur selten vorkommt, etwa einmal im Quartal, steht der Aufwand für Bau und Pflege in keinem Verhältnis zum Nutzen. Dann ist es günstiger, die Aufgabe wie bisher von Hand zu erledigen.

Auch wenn sich ein Ablauf ständig ändert, weil zum Beispiel jede Woche neue Sonderregeln dazukommen, ist Automatisierung riskant. Die Software müsste laufend angepasst werden, was mehr kostet als es einspart. In solchen Fällen raten wir offen davon ab, auch wenn ein Angebot dafür möglich wäre.