KI-Prozessautomatisierung: Unterschied zu klassischer Automatisierung

Klassische Automatisierung arbeitet mit festen Regeln: Wenn ein Feld an einer bestimmten Stelle im Formular einen bestimmten Wert enthält, dann geschieht Schritt X. Das funktioniert zuverlässig, solange die Eingabe immer gleich aussieht, etwa bei einem einheitlichen Online-Formular.

KI-Prozessautomatisierung geht anders vor. Sie liest einen Text und versteht dessen Bedeutung, auch wenn Aufbau und Formulierung jedes Mal wechseln. Sie erkennt zum Beispiel, dass eine E-Mail mit den Worten „Wo bleibt meine Lieferung“ eine Frage nach dem Lieferstatus ist, egal wie die Kundin das genau formuliert hat.

Der wichtigste Unterschied liegt im Umgang mit Ausnahmen. Klassische Automatisierung bricht bei einer unbekannten Eingabe meist einfach ab oder produziert einen Fehler. KI-Prozessautomatisierung kann mit unklaren Fällen umgehen, indem sie sie an einen Menschen zur Prüfung weitergibt, statt einfach zu scheitern.

Klassische Automatisierung ist günstiger und einfacher, wenn Eingaben strukturiert und immer gleich aufgebaut sind. Ein Beispiel ist die automatische Übertragung von Daten aus einem Online-Bestellformular in ein Warenwirtschaftssystem, bei dem jedes Feld immer an derselben Stelle steht.

Auch bei reinen Rechenaufgaben, etwa der automatischen Berechnung von Mehrwertsteuer oder Rabatten, reicht klassische Automatisierung völlig aus. Hier eine KI einzusetzen wäre unnötig aufwendig und würde die Sache nur komplizierter machen.

KI-Prozessautomatisierung lohnt sich, sobald Eingaben in Freitext oder unterschiedlichen Formaten ankommen. Das betrifft E-Mails, gescannte Papierdokumente, Telefonnotizen oder Rechnungen unterschiedlicher Lieferanten, die alle ihr eigenes Layout verwenden.

Auch wenn eine Entscheidung leichtes Abwägen braucht, etwa ob eine Kundenanfrage dringend oder normal ist, kann KI diese Einschätzung übernehmen und trotzdem den Menschen die letzte Entscheidung treffen lassen.

Beim klassischen Ansatz müsste jeder Lieferant eine feste Vorlage nutzen, damit die Software weiß, wo Rechnungsnummer, Betrag und Datum stehen. Ändert ein Lieferant sein Layout, bricht die Automatisierung ab, und jemand muss die Regel von Hand nachbessern.

Beim KI-Ansatz liest die Software die Rechnung wie ein Mensch: Sie erkennt Rechnungsnummer, Betrag und Positionen unabhängig davon, wo sie im Dokument stehen. Passt der Betrag zur Bestellung, wird die Buchung zur Freigabe vorbereitet. Weicht etwas auffällig ab, etwa ein Betrag, der 20 Prozent höher ist als bestellt, wird der Fall an einen Mitarbeiter zur Prüfung weitergereicht, statt einfach durchgewunken zu werden.

In einem Beispielbetrieb mit 60 Eingangsrechnungen am Tag bedeutet das: Ein klassisches System scheitert bei geschätzt jeder dritten Rechnung an einem abweichenden Format. Ein KI-System verarbeitet in unseren Projekten typisch über 90 Prozent der Rechnungen automatisch und legt den Rest zur Prüfung vor.

Ja, und das ist in der Praxis meist der sinnvollste Weg. Klassische Automatisierung übernimmt feste Rechenschritte wie Mehrwertsteuer oder Skontoberechnung. KI übernimmt das Lesen und Verstehen der eingehenden Dokumente. Beide Bausteine arbeiten dann Hand in Hand.

So bleibt das Gesamtsystem einfacher und günstiger, als würde man alles mit KI lösen. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo sie ihren Vorteil wirklich ausspielt: beim Verstehen von unstrukturiertem Text.

Wenn alle Eingaben ohnehin schon einheitlich strukturiert sind, etwa weil ein einziges Online-Formular genutzt wird, bringt KI keinen Mehrwert. Dann reicht klassische Automatisierung, die günstiger in Bau und Betrieb ist.

Auch bei sehr seltenen Vorgängen, etwa fünf Rechnungen im Monat, lohnt sich der Aufwand für ein KI-System selten. Hier ist die manuelle Bearbeitung oft schneller eingerichtet als jede Automatisierung, egal welcher Art.