Was ist ein KI-Agent? Einfach erklärt

Klassische Automatisierung folgt starren Regeln. Ein einfaches Programm legt eine E-Mail immer im selben Ordner ab. Weicht das Format nur leicht ab, scheitert das Programm.

Ein KI-Agent nutzt ein Sprachmodell, also ein Programm, das Texte versteht, kombiniert mit Planungslogik. Er versteht auch unstrukturierte Nachrichten. Er prüft die Lage, trifft selbst eine Entscheidung und korrigiert seinen Weg, wenn etwas nicht passt.

Er besteht aus vier Bausteinen: einem Teil für Entscheidungen, einem Gedächtnis für den Zusammenhang, Werkzeugen wie Schnittstellen zu Ihrer Software, und der Fähigkeit, mehrere Schritte im Voraus zu planen.

Ein Beispiel aus einem Handwerksbetrieb: Täglich gehen viele Kundenanfragen per E-Mail ein. Ein Mitarbeiter müsste jede lesen, die Kundendaten suchen, die Verfügbarkeit prüfen und ein Angebot vorbereiten.

Ein Rechenbeispiel: Ein Betrieb mit 30 Mitarbeitern erhält monatlich rund 150 Kundenanfragen. Die Bearbeitung dauert pro Anfrage im Schnitt 40 Minuten, also 100 Stunden im Monat. Bei 50 Euro Personalkosten pro Stunde sind das 5.000 Euro im Monat.

Ein KI-Agent übernimmt in unseren Projekten typisch 80 Prozent dieser Arbeit. Die Nacharbeit durch den Mitarbeiter sinkt auf 5 Minuten pro Anfrage. Der Zeitaufwand fällt von 100 auf 15 Stunden im Monat, eine Ersparnis von 85 Stunden oder 4.250 Euro. Dem stehen einmalige Entwicklungskosten von angenommen 15.000 Euro und geringe laufende Kosten für die Cloud-Nutzung gegenüber.

Für einen KI-Agenten brauchen Sie keine eigene IT-Abteilung und keine neue Softwarelandschaft.

Wichtig sind Schnittstellen, sogenannte APIs, also Programmierverbindungen zwischen zwei Systemen. Moderne Cloud-Software für CRM, ERP oder Buchhaltung bringt diese meist mit. Über diese Verbindung liest und schreibt der Agent Daten sicher und kontrolliert.

Nutzen Sie ältere Software auf eigenen Servern, lässt sich diese oft über sichere Verbindungen anbinden. Wichtig ist vor allem, dass Ihre Daten strukturiert vorliegen und Ihre Abläufe klare Regeln haben.

KI-Agenten sind leistungsfähig, aber nicht fehlerfrei. Sie können in seltenen Fällen falsche Informationen erzeugen, das nennt man Halluzination. Deshalb gilt in unseren Projekten immer: Der Mensch gibt frei. Der Agent bereitet Daten vor und macht Entwürfe. Die finale Freigabe für Zahlungen oder verbindliche Angebote trifft ein Mitarbeiter.

Ein weiteres Risiko ist der Datenschutz. Bei personenbezogenen Daten gelten europäische Regeln. Ein Agent muss so gebaut sein, dass er die Datenschutz-Grundverordnung einhält und Daten auf europäischen Servern verarbeitet.

Wenn eine Aufgabe nur ein- oder zweimal im Monat vorkommt, lohnt sich der Aufwand für einen eigenen Agenten meist nicht. Die Entwicklungskosten stehen dann in keinem Verhältnis zur eingesparten Zeit.

Auch bei Aufgaben, die viel persönliches Fingerspitzengefühl brauchen, etwa ein schwieriges Kundengespräch oder eine Vertragsverhandlung, ist ein Agent die falsche Wahl. Setzen Sie ihn nur dort ein, wo Abläufe klaren Regeln folgen und häufig wiederkehren.

Suchen Sie zuerst einen Ablauf, der täglich oder wöchentlich anfällt, viel Zeit kostet und klaren Regeln folgt. Danach prüfen wir gemeinsam in einem kurzen Gespräch, ob und wie sich der Ablauf automatisieren lässt.

Ein realistischer Zeitrahmen für ein solches Projekt liegt zwischen 6 und 12 Wochen. Die Kosten für eine maßgeschneiderte Lösung inklusive Anbindung an Ihre Systeme liegen meist zwischen 8.000 und 25.000 Euro.