KI und bestehende Software: Schnittstellen zu ERP, DATEV und CRM

Eine Schnittstelle, in der Fachwelt oft API genannt, funktioniert wie eine Steckdose. Sie liefert den Zugang zu den Daten eines Programms. Ihr ERP-System, also die Software für Auftragsabwicklung und Lagerhaltung, hat solche Steckdosen bereits.

Eine normale Schnittstelle verarbeitet aber nur Daten, die exakt zum erwarteten Format passen. Kommt eine E-Mail formlos daher, bricht die Übertragung ab. Hier setzt die KI an. Sie liest auch unstrukturierte Daten wie freie E-Mails, eingescannte Lieferscheine oder PDFs ohne festes Layout.

Die KI versteht den Inhalt wie ein Mitarbeiter. Sie zieht Kundennummer, Artikelmenge und Lieferdatum heraus und bringt die Daten in die Form, die Ihr ERP-System braucht. So entsteht ein durchgehender Fluss von der E-Mail bis zur Auftragssoftware.

Am besten lässt sich das an einer Kundenbestellung mit anschließender Abrechnung erklären. Eine Bestellung kommt als PDF im Postfach des Vertriebs an. Die KI erkennt den Absender und gleicht ihn mit dem CRM ab.

Existiert der Kunde, liest die KI die Bestelldetails und prüft im ERP-System die Verfügbarkeit. Sind die Artikel vorhanden, legt sie einen Auftragsentwurf an. Ein Mitarbeiter im Vertrieb gibt diesen Entwurf frei.

Nach der Lieferung übernimmt die DATEV-Schnittstelle die Buchung. Die KI liest die Ausgangsrechnung, ordnet Sachkonto und Steuersatz zu und übermittelt die Daten an das Steuerbüro. Kein Beleg wird zweimal angefasst oder abgetippt.

Nehmen wir einen Betrieb mit 40 Mitarbeitern, der monatlich rund 500 Eingangsrechnungen und Belege verarbeitet. Ohne KI dauert die Bearbeitung eines Belegs 12 Minuten: Mail öffnen, Rechnung prüfen, Daten eintippen, ablegen. Bei 500 Belegen sind das 100 Stunden im Monat.

Bei einem Bruttostundensatz von 45 Euro inklusive Nebenkosten kostet das 4.500 Euro im Monat. Mit einer KI-Schnittstelle liest die KI den Beleg in Sekunden aus. Der Mitarbeiter prüft nur noch kurz und gibt frei, im Schnitt eine Minute pro Beleg.

Der Aufwand sinkt auf rund 8 Stunden im Monat, das entspricht 360 Euro. Selbst mit rund 250 Euro laufenden Gebühren für die KI-Nutzung spart der Betrieb monatlich etwa 3.890 Euro. Die einmaligen Einrichtungskosten sind meist nach sechs bis neun Monaten wieder eingespielt.

Ein Projekt darf den laufenden Betrieb nicht blockieren. Deshalb erfolgt die Integration in klar abgegrenzten Schritten. Sie müssen kein IT-Experte sein, der Dienstleister übernimmt die technische Arbeit.

Der gesamte Ablauf dauert meist 8 bis 12 Wochen und gliedert sich in vier Phasen.

Eine KI ist kein Allheilmittel und macht auch Fehler. Wer eine Fehlerquote von null Prozent verspricht, ist nicht ehrlich. Das größte Risiko ist das Erfinden von Daten, wenn ein Dokument nicht lesbar ist.

Ist zum Beispiel die Rechnungsnummer durch einen Fleck unleserlich, darf die KI nicht raten. Deshalb bauen wir Sicherheitsgrenzen ein: Ist sich die KI bei einem Wert nicht sicher genug, geht der Beleg an einen Mitarbeiter zur Prüfung.

Eine weitere Grenze sind sehr alte Software-Systeme ohne moderne Schnittstellen. Eine direkte Anbindung ist dann oft wirtschaftlich nicht sinnvoll. In solchen Fällen greifen wir auf den automatisierten Import von Excel- oder CSV-Dateien zurück.

Läuft ein Betrieb mit wenigen Belegen im Monat, etwa unter 50, steht der Entwicklungsaufwand oft in keinem Verhältnis zum Nutzen. Dann ist die manuelle Bearbeitung meist günstiger.

Auch bei veralteten Systemen ohne jede Schnittstelle kann die Anbindung teurer werden als der Nutzen. Und wenn im Betrieb niemand Zeit für die Abstimmung in der Anfangsphase hat, verzögert sich das Projekt unnötig lange.

Aus vielen Projekten im Mittelstand wissen wir: Die größten Fehler sind selten technischer Natur. Sie liegen in Planung und Kommunikation. Vermeiden Sie es, zu viel auf einmal zu wollen.