KI-Mitarbeiter trainieren: So lernt er Ihren Betrieb

Ein KI-Mitarbeiter wird mit echten Unterlagen aus Ihrem Betrieb trainiert, nicht mit allgemeinem Wissen aus dem Internet. Er lernt aus alten Angeboten, wie ein Angebot bei Ihnen aussieht, mit welchen Formulierungen und welchem Aufbau.

Aus Ihrer Preisliste lernt er, was Ihre Leistungen kosten und wo Rabatte üblich sind. Aus alten E-Mail-Verläufen lernt er den Ton, in dem Ihr Betrieb mit Kunden spricht, freundlich, förmlich oder direkt, je nachdem, wie es bei Ihnen üblich ist.

Aus Ihren Hausregeln lernt er die Ausnahmen: Welcher Kunde bekommt einen Sonderpreis, wann wird eine Reklamation sofort weitergeleitet, wer muss bei größeren Aufträgen zustimmen. Diese Regeln stehen selten irgendwo geschrieben, deshalb werden sie im Training gemeinsam aufgeschrieben.

Korrigieren funktioniert, indem ein Mitarbeiter das Ergebnis des KI-Mitarbeiters prüft und Fehler markiert, ähnlich wie bei der Einarbeitung eines neuen Kollegen. Weicht ein Angebot vom gewohnten Aufbau ab, wird das korrigiert, und die Software merkt sich diese Korrektur für künftige Fälle.

In der Praxis läuft das über eine einfache Freigabe-Ansicht: Der Mitarbeiter sieht den Entwurf, ändert bei Bedarf ein paar Sätze oder Zahlen und schickt das Ergebnis ab. Diese Änderung fließt zurück ins Training.

Wichtig ist, dass diese Korrekturen in den ersten Wochen konsequent gemacht werden. Wird ein Fehler ignoriert statt korrigiert, wiederholt sich der Fehler auch in den nächsten Wochen.

Jede Korrektur ist ein zusätzliches Beispiel, aus dem die Software lernt, wie es bei Ihnen richtig läuft. Nach den ersten Wochen mit vielen kleinen Korrekturen sinkt die Zahl der nötigen Eingriffe deutlich.

Das liegt daran, dass die meisten Abläufe in einem Betrieb sich wiederholen. Ein Angebot für Standardleistungen sieht immer ähnlich aus, eine Reklamation folgt meist demselben Muster. Hat der KI-Mitarbeiter diese Muster einmal gelernt, wendet er sie zuverlässig wieder an.

Ausnahmen und neue Situationen tauchen natürlich weiterhin auf. Diese legt der KI-Mitarbeiter weiterhin einem Menschen zur Prüfung vor, statt selbst zu raten.

Nehmen wir einen Malerbetrieb mit 14 Mitarbeitern, der die Angebotserstellung mit einem KI-Mitarbeiter abbildet. In den ersten sechs Wochen prüft die Bürokraft täglich etwa drei Angebote, das kostet je Angebot rund zehn Minuten, macht 30 Minuten am Tag, also 2,5 Stunden pro Woche.

Bei 45 Euro Vollkosten pro Stunde sind das rund 112 Euro pro Woche über sechs Wochen, insgesamt etwa 675 Euro an Trainingsaufwand. Danach sinkt der Prüfaufwand auf etwa fünf Minuten pro Angebot, weil kaum noch Korrekturen nötig sind.

Diesem Aufwand steht gegenüber, dass die eigentliche Angebotserstellung vorher rund 25 Minuten pro Angebot gekostet hat. Schon nach der Trainingsphase spart der Betrieb bei drei Angeboten täglich rund eine Stunde am Tag.

In unseren Projekten liegt die intensive Trainingsphase typisch bei vier bis sechs Wochen. Danach braucht der KI-Mitarbeiter nur noch gelegentliche Korrekturen, etwa wenn sich eine Preisliste ändert oder ein neuer Ablauf hinzukommt.

Das Training funktioniert schlecht, wenn im Betrieb selbst kein einheitlicher Ablauf existiert. Macht jeder Mitarbeiter ein Angebot anders, ohne feste Regel, kann der KI-Mitarbeiter kein klares Muster lernen.

Auch wenn niemand im Betrieb die Zeit findet, in den ersten Wochen Korrekturen vorzunehmen, bleibt der KI-Mitarbeiter auf dem Stand der ersten Tage stehen. Ein kurzes Gespräch vorab klärt, ob genug Zeit für diese Anfangsphase eingeplant werden kann.