Betriebsabläufe in Software abbilden: So geht es heute

Das Wissen steckt in Köpfen, weil Abläufe über Jahre gewachsen sind und selten jemand die Zeit fand, sie aufzuschreiben. Neue Mitarbeiter lernen den Ablauf von Kollegen, nicht aus einem Handbuch. Das funktioniert, solange erfahrene Leute im Betrieb bleiben.

Sobald jemand ausfällt, in Rente geht oder kündigt, zeigt sich die Lücke. Vertretungen wissen nicht genau, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind, und improvisieren. Fehler und doppelte Arbeit sind die Folge, oft unbemerkt über Monate.

Das Wissen wird in strukturierten Gesprächen mit den Mitarbeitern herausgeholt, die den Ablauf täglich ausführen. Dabei wird nicht abstrakt gefragt „Wie läuft die Mandantenaufnahme?“, sondern konkret anhand echter Beispiele: „Zeigen Sie mir den letzten neuen Mandanten, was haben Sie als Erstes gemacht?“

KI beschleunigt das Bauen, weil sie große Teile des eigentlichen Programmierens übernimmt, die früher von Hand geschrieben werden mussten. Ein Entwickler beschreibt in normaler Sprache, was eine Eingabemaske oder eine Prüfung leisten soll, die KI liefert einen ersten funktionierenden Baustein dazu.

Früher schrieb ein Team wochenlang an einem sogenannten Lastenheft, also einer sehr ausführlichen schriftlichen Vorgabe, bevor überhaupt programmiert wurde. Heute reicht ein Gespräch über den Ablauf, und ein erster Entwurf der Software steht oft innerhalb weniger Tage zum Testen bereit. Das bedeutet nicht, dass am Ende weniger geprüft wird, aber der Weg dahin ist erheblich kürzer.

Wie lange es dauert, hängt vom Umfang des Ablaufs ab. Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf wie die Mandantenaufnahme lässt sich in unseren Projekten oft in zwei bis vier Wochen als erste Version abbilden, inklusive Gesprächen, Bau und erstem Testlauf.

Umfasst der Ablauf mehrere Abteilungen und bestehende Programme, etwa wenn die Mandantenaufnahme auch die Buchhaltungssoftware und ein Dokumentenarchiv berührt, dauert es entsprechend länger, meist zwei bis vier Monate bis zur vollständigen Einführung. Wichtig ist, mit einem einzelnen Ablauf zu beginnen und nicht den ganzen Betrieb auf einmal abzubilden.

Der Betrieb muss vor allem Zeit von den richtigen Mitarbeitern liefern, nicht technisches Wissen. Ohne die Person, die den Ablauf täglich ausführt, entsteht keine brauchbare Abbildung, egal wie gut die Software gebaut ist.

Genauso wichtig ist die Bereitschaft, Abläufe kritisch zu hinterfragen. Häufig zeigt sich im Gespräch, dass ein Ablauf über Jahre gewachsen ist und heute unnötige Umwege enthält. Diese Umwege sollten nicht einfach in Software gegossen werden, sondern vorher bereinigt werden.

Die Mandantenaufnahme in der Steuerkanzlei mit 14 Mitarbeitern kostet aktuell rund 90 Minuten pro neuem Mandanten, verteilt auf zwei Mitarbeiterinnen. Bei 8 neuen Mandanten im Monat sind das 12 Stunden, bei einem Stundensatz von 42 Euro macht das 504 Euro im Monat.

Nach der Abbildung in Software sinkt der Aufwand auf etwa 30 Minuten je Mandant, weil Stammdaten automatisch übernommen und Vollmachten automatisch angefordert werden. Das sind 4 Stunden im Monat, umgerechnet 168 Euro. Die Ersparnis liegt bei 336 Euro im Monat. Bei einmaligen Kosten für die Abbildung von in unseren Projekten typisch 8.000 Euro amortisiert sich das über zwei Jahre, der eigentliche Gewinn liegt hier aber vor allem in der Klarheit, die auch neue Mitarbeiter sofort nutzen können.

Wenn ein Ablauf nur ein- oder zweimal im Jahr vorkommt, lohnt sich der Aufwand des Abbildens meist nicht. Die Kosten für Gespräche und Softwarebau stehen dann in keinem Verhältnis zur seltenen Nutzung.

Auch wenn ein Ablauf sich voraussichtlich in den nächsten Monaten grundlegend ändert, etwa wegen eines geplanten Wechsels der Branchensoftware, sollten Sie zunächst diese Entscheidung treffen. Software für einen Ablauf zu bauen, der sich gleich wieder ändert, ist verschenkte Arbeit.