Standardsoftware oder individuelle Software? Entscheidungshilfe

Standardsoftware ist ein fertiges Produkt für den Massenmarkt. Bekannte Beispiele sind Microsoft Office, gängige Buchhaltungsprogramme oder branchenübliche ERP-Systeme, also zentrale Programme für Warenwirtschaft und Buchhaltung. Sie kaufen eine Lizenz und nutzen das Programm so, wie der Hersteller es vorgesehen hat. Anpassungen sind meist auf einfache Einstellungen beschränkt.

Eine individuelle Software für Ihr Unternehmen wird dagegen genau für Ihre Abläufe gebaut. Stellen Sie sich ein Maßhemd vor. Es passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt. Sie bestimmen, wie die Oberfläche aussieht und welche Schritte automatisch im Hintergrund laufen.

Der Unterschied zeigt sich vor allem dort, wo Ihr Betrieb sich von anderen unterscheidet. Für allgemeine Aufgaben wie die Lohnabrechnung reicht Standardsoftware fast immer aus. Bei Ihren wichtigsten Abläufen, also dem, was Sie besser macht als die Konkurrenz, stößt Standardsoftware oft an ihre Grenzen.

Eine maßgeschneiderte Lösung ist nicht für jede Aufgabe sinnvoll. Für einfache Rechnungen reicht Standardsoftware fast immer aus. Es gibt aber klare Anzeichen dafür, dass sich eine individuelle Software für Ihr Unternehmen wirtschaftlich lohnt.

Prüfen Sie, ob einer der folgenden Punkte auf Ihren Betrieb zutrifft. Je mehr Punkte zutreffen, desto klarer spricht die Rechnung für eine eigene Lösung.

Nehmen wir einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern in der Verwaltung. Er sucht ein System für Projektsteuerung und Zeiterfassung. Wir rechnen über fünf Jahre.

Szenario A, Standardsoftware: Die Lizenz kostet 40 Euro pro Nutzer und Monat, also 2.000 Euro im Monat und 24.000 Euro im Jahr. Über fünf Jahre sind das 120.000 Euro. Die Einrichtung durch eine Agentur kostet einmalig 30.000 Euro. Weil die Software nur zu einem Teil passt, verliert jeder Mitarbeiter angenommen zwei Stunden pro Woche durch Umwege. Bei einem Stundensatz von 45 Euro sind das 90.000 Euro pro Jahr, über fünf Jahre 450.000 Euro. Summe: 600.000 Euro.

Szenario B, individuelle Software: Die Entwicklung kostet einmalig 130.000 Euro. Wartung und Hosting kosten 12.000 Euro im Jahr, über fünf Jahre 60.000 Euro. Der Zeitverlust durch Umwege entfällt fast vollständig. Summe: 190.000 Euro. In diesem Rechenbeispiel spart der Betrieb über fünf Jahre 410.000 Euro.

Individuelle Software ist heute mehr als eine Datenbank mit Eingabemasken. Durch künstliche Intelligenz entstehen KI-Mitarbeiter. Das sind Programme, die feste Aufgaben im Hintergrund übernehmen, ähnlich wie ein Kollege.

Ein Beispiel: Ein Kunde schickt eine E-Mail mit drei PDF-Anhängen. Ein KI-Mitarbeiter liest die Mail, holt die Daten aus den PDFs und legt im System einen fertigen Angebotsentwurf an. Die Projektleitung prüft den Entwurf nur noch und gibt ihn frei.

Solche Programme arbeiten rund um die Uhr und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Sie ersetzen niemanden im Team. Sie nehmen Ihren Fachkräften die Büroarbeit ab, damit diese sich um Kunden kümmern können.

Viele Geschäftsführer scheuen individuelle Software, weil sie ein unkontrollierbares IT-Projekt befürchten. Bei einer sauberen Umsetzung läuft der Ablauf in klaren Schritten, die auch ohne technisches Vorwissen verständlich sind.

Ehrlichkeit gehört dazu: Nicht jeder Betrieb braucht eine eigene Software. Bei weniger als 10 Mitarbeitern und wenigen wiederkehrenden Abläufen rechnet sich die Entwicklung meist nicht. Die Fixkosten für Konzept, Bau und Wartung verteilen sich dann auf zu wenige Arbeitsstunden.

Auch wenn Ihre Abläufe sich noch häufig ändern, etwa weil Sie gerade wachsen oder Ihr Geschäftsmodell umbauen, sollten Sie warten. Eine individuelle Software baut auf einem festen Ablauf auf. Ändert sich dieser Ablauf ständig, zahlen Sie ständig für Anpassungen. Dann ist eine flexible Standardsoftware oder eine einfache Excel-Lösung die klügere Zwischenlösung.

Eine individuelle Software für Ihr Unternehmen bringt auch Pflichten mit sich. Bei Standardsoftware kümmert sich der Hersteller um Updates. Bei einer eigenen Lösung liegt die Pflege bei Ihnen und Ihrem Entwicklungspartner.

Rechnen Sie mit laufenden Kosten für Wartung, Server und Sicherheits-Updates. Diese liegen üblicherweise bei 10 bis 15 Prozent der Entwicklungssumme pro Jahr. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihnen der Quellcode vertraglich vollständig gehört. Sonst entsteht eine Abhängigkeit vom Entwickler.

Ein weiteres Risiko ist mangelnde Akzeptanz im Team. Wenn Mitarbeiter nicht früh eingebunden werden, nutzen sie die neue Software nicht und pflegen heimlich weiter ihre eigenen Excel-Listen.

Sie müssen nicht sofort ein großes IT-Projekt starten. Wählen Sie einen einzigen, klar begrenzten Ablauf, der aktuell viel Zeit kostet. Das kann die Erfassung von Eingangsrechnungen sein oder die Vorbereitung von Angeboten.

Lassen Sie für genau diesen Ablauf prüfen, ob sich eine kleine individuelle Lösung lohnt. So bleibt das Risiko gering, und Sie sehen schnell erste Ergebnisse im Alltag.