KI-Software für den Mittelstand: Auswahl und Kosten

Am wichtigsten ist, ob die Software zu einem konkreten Ablauf in Ihrem Betrieb passt, nicht ob sie viele Funktionen hat. Eine Software mit zwanzig Funktionen, von denen Sie drei nutzen, kostet trotzdem für zwanzig.

Weitere Kriterien sind die Datenhaltung, also wo Ihre Daten gespeichert werden, und die Abhängigkeit vom Anbieter, falls Sie später wechseln möchten.

Fertige Software wird meist über eine laufende Lizenzgebühr pro Nutzer und Monat abgerechnet. Eine eigene Entwicklung, wie ein individuell gebauter KI-Mitarbeiter, kostet dagegen vor allem einmalig, dazu kommen geringere laufende Kosten für Betrieb und Wartung.

In unseren Projekten liegen die einmaligen Kosten für einen KI-Mitarbeiter typisch zwischen 6.000 und 25.000 Euro, der laufende Betrieb typisch zwischen 200 und 900 Euro im Monat. Ob sich Lizenz- oder Einmalkosten mehr lohnen, hängt davon ab, wie lange Sie die Software nutzen und wie viele Nutzer sie brauchen.

Das Logistikunternehmen mit 60 Mitarbeitern prüft eine fertige Software mit KI-Funktion für die Disposition. Die Lizenz kostet 45 Euro pro Nutzer und Monat, bei 8 Nutzern in der Disposition sind das 360 Euro im Monat, im Jahr 4.320 Euro.

Über 5 Jahre summiert sich das auf 21.600 Euro, ohne dass am Ende etwas dem Unternehmen selbst gehört. Eine eigene Entwicklung für denselben Ablauf würde einmalig etwa 18.000 Euro kosten, dazu laufend 300 Euro im Monat, im Jahr 3.600 Euro. Über 5 Jahre sind das 36.000 Euro, allerdings inklusive einer Lösung, die genau auf den eigenen Ablauf zugeschnitten ist.

Bei kurzer Nutzungsdauer oder wenigen Nutzern ist die fertige Lizenz meist günstiger. Bei vielen Nutzern oder einem sehr speziellen Ablauf kann sich die eigene Entwicklung langfristig lohnen, weil kein Nutzerpreis mehr anfällt.

Wenn Ihre Software personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Kunden- oder Mitarbeiterdaten, gilt die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Werden Daten außerhalb Europas gespeichert, brauchen Sie zusätzliche vertragliche Absicherungen.

Fragen Sie jeden Anbieter konkret, in welchem Land die Server stehen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird. Ein seriöser Anbieter beantwortet diese Frage ohne Umschweife.

Abhängigkeit entsteht, wenn Sie Ihre Daten nicht in einem gängigen Format exportieren können oder wenn nur der Anbieter Änderungen an der Software vornehmen darf. Klären Sie das vor Vertragsschluss, nicht danach.

Bei einer eigenen Entwicklung sollten Sie darauf achten, dass Ihnen der Quellcode oder zumindest ein Nutzungsrecht daran gehört. So bleiben Sie handlungsfähig, falls sich die Zusammenarbeit mit dem Entwicklungspartner einmal ändert.

Gehen Sie diese Punkte vor jeder Vertragsunterschrift durch.

Wenn Sie den Ablauf, den die Software verbessern soll, selbst noch nicht klar beschreiben können, sollten Sie zuerst diesen Ablauf verstehen, bevor Sie eine Software kaufen. Sonst zahlen Sie für Funktionen, die Sie nie nutzen.

Auch wenn ein Anbieter keine klaren Antworten zu Datenhaltung und Kündigungsfristen gibt, ist das ein Warnsignal. Ein seriöser Anbieter beantwortet solche Fragen offen und ohne Druck.