KI-Integration in bestehende Systeme: So läuft es ab

Im Kern wird eine Schnittstelle gebaut, also eine Verbindung zwischen zwei Programmen. Über diese Verbindung kann die KI-Software Daten aus Ihrem bestehenden System lesen und dort auch wieder Daten eintragen. Das läuft über sogenannte Programmierschnittstellen, kurz APIs, die viele moderne Programme wie DATEV, Lexware oder gängige ERP-Systeme bereits eingebaut haben.

Hat ein System keine solche Schnittstelle, weil es sehr alt ist, gibt es Umwege. Die Software kann zum Beispiel Exportdateien einlesen, die das alte Programm ohnehin erzeugt, etwa eine Excel-Liste oder eine CSV-Datei. Das ist weniger elegant, funktioniert in der Praxis aber oft zuverlässig.

Die KI selbst sitzt dabei nicht im alten Programm, sondern daneben. Sie liest Informationen, etwa eine eingehende E-Mail oder ein gescanntes Dokument, versteht deren Inhalt und trägt das Ergebnis über die Schnittstelle in Ihr bestehendes System ein. Ihr Team bedient danach weiter dieselbe Software wie vorher.

Sie brauchen keine eigene IT-Abteilung und kein technisches Vorwissen. Wichtig ist, dass jemand im Betrieb die tatsächlichen Abläufe kennt und Fragen dazu beantworten kann. Meist ist das die Person, die die betroffene Arbeit heute selbst erledigt.

Technisch benötigen wir Zugangsdaten oder eine Freigabe für die Programme, die angebunden werden sollen. Das übernimmt in der Regel Ihr Software-Anbieter oder Ihr bisheriger IT-Dienstleister mit wenigen Klicks. Zusätzlich brauchen wir echte Beispieldaten, etwa zehn bis zwanzig typische Rechnungen oder E-Mails, damit die Software an realen Fällen lernt.

Ein Integrationsprojekt folgt in unseren Projekten immer einem ähnlichen Muster. Die Reihenfolge sorgt dafür, dass Fehler früh auffallen und nicht erst am Ende, wenn schon viel gebaut wurde.

Die häufigste Schwierigkeit ist eine veraltete Programmversion ohne moderne Schnittstelle. Dann dauert der Anschluss länger, weil ein Umweg über Dateiexporte nötig ist. Das lässt sich meist lösen, kostet aber zusätzliche Tage.

Ein zweites Problem sind fehlende Zugriffsrechte, etwa weil der bisherige IT-Dienstleister nicht erreichbar ist oder Zugänge nur eine einzelne Person im Betrieb kennt. Das kann ein Projekt um Wochen verzögern, wenn es nicht früh geklärt wird.

Drittens scheitert es manchmal an unklaren Zuständigkeiten: Niemand fühlt sich zuständig, die Testergebnisse zu prüfen. Deshalb legen wir vor Projektstart immer fest, wer im Betrieb die Ergebnisse freigibt und ansprechbar ist.

Für eine einzelne Anbindung, etwa an ein Buchhaltungsprogramm, rechnen wir in unseren Projekten mit zehn bis fünfzehn Arbeitstagen von der ersten Sichtung bis zum laufenden Betrieb. Ihr eigener Zeitaufwand darin liegt bei wenigen Stunden, verteilt auf zwei bis drei kurze Gespräche.

Sollen mehrere Systeme gleichzeitig angebunden werden, etwa ERP, E-Mail und ein Kundenprogramm, steigt der Aufwand auf zwanzig bis dreißig Arbeitstage. Das liegt vor allem daran, dass jede Schnittstelle einzeln getestet werden muss, nicht daran, dass die Arbeit für Sie aufwendiger wird.

Wenn ein Arbeitsablauf nur einmal im Monat vorkommt und wenige Minuten dauert, lohnt sich eine technische Anbindung meist nicht. Der Aufwand für Bau und Pflege der Schnittstelle steht dann in keinem Verhältnis zur eingesparten Zeit.

Auch wenn ein Betrieb sein Kernsystem ohnehin in den nächsten Monaten wechseln will, warten wir lieber, bis das neue System steht. Eine Integration in ein System, das bald abgeschafft wird, ist verlorene Arbeit. In solchen Fällen sagen wir das offen, statt trotzdem ein Angebot zu schreiben.