KI-Mitarbeiter einrichten: Schritt für Schritt vom Prozess zum Betrieb

Ein KI-Mitarbeiter ist keine Maschine. Es ist eine Software, die mit Ihren bestehenden Programmen verbunden wird, etwa mit dem CRM (der digitalen Kundenkartei) oder dem ERP-System. Sie liest Dokumente und trägt Informationen selbstständig an der richtigen Stelle ein.

Der Unterschied zu alter Software: Eine KI versteht auch unordentliche Texte. Schreibt ein Kunde eine formlose E-Mail mit einer Bestellung, erkennt die KI, was gemeint ist. Sie bereitet daraus einen Entwurf für ein Angebot vor.

Rechnen wir mit einem Beispielbetrieb: einem Handwerksunternehmen mit fünf Projektleitern. Jeder Projektleiter verbringt pro Woche im Schnitt vier Stunden mit dem Erfassen von Anfragen und dem Tippen von Angeboten. Das ist eine typische Zahl aus unseren Projekten.

Fünf Projektleiter mal vier Stunden ergeben 20 Stunden pro Woche. Bei 4,3 Wochen im Monat sind das rund 86 Stunden. Bei einem internen Stundensatz von 60 Euro kostet diese Routinearbeit das Unternehmen 5.160 Euro im Monat.

Nicht jede Aufgabe eignet sich für eine KI. Suchen Sie eine Aufgabe, die oft vorkommt und klaren Regeln folgt. Je einfacher die Regeln, desto leichter die Umsetzung.

Ein schlechtes Beispiel ist die Jahresplanung, weil sie viel Erfahrung und Abwägen braucht. Ein gutes Beispiel: Stundenzettel von Baustellen auslesen und ins ERP-System für die Abrechnung übertragen.

Nach der Auswahl des Prozesses folgen vier weitere Schritte. Sie ziehen sich über vier bis acht Wochen und laufen neben Ihrem Tagesgeschäft.

Für einen individuell eingerichteten KI-Mitarbeiter kalkulieren Sie einmalige Kosten zwischen 12.000 und 18.000 Euro. Die genaue Summe hängt von der Anzahl der Schnittstellen, also der Verbindungen zu anderen Programmen, ab.

Hinzu kommen laufende Kosten von 50 bis 150 Euro im Monat für Server und Nutzung. Rechnen wir das gegen das obige Beispiel: Bei 4.130 Euro Ersparnis im Monat ist eine Investition von 15.000 Euro nach knapp vier Monaten wieder eingespielt.

Ein KI-Mitarbeiter lohnt sich nicht bei jeder Aufgabe. Kommt ein Vorgang nur selten vor, etwa zweimal im Monat, rechnet sich der Aufwand für die Einrichtung meist nicht. Dann ist die manuelle Bearbeitung schneller und günstiger.

Auch bei Aufgaben, die viel Verhandlungsgeschick oder Fingerspitzengefühl brauchen, ist eine KI der falsche Weg. Ein Kundengespräch bei einer Reklamation gehört in menschliche Hände, nicht in ein automatisiertes System.

Fehlen zudem digitale Daten, weil alles noch auf Papier läuft und niemand die Belege einscannt, lohnt sich der Start erst nach einer Aufräumphase. Erst dann kann eine KI sinnvoll arbeiten.

Eine KI kann Fehler machen. Ein bekanntes Risiko ist das Erfinden von Informationen, die plausibel klingen, aber falsch sind. Deshalb prüft bei uns immer ein Mensch das Ergebnis, bevor es nach außen geht. Der Mensch gibt frei, nicht die Maschine.

Ein weiteres Risiko ist Widerstand im Team. Mitarbeiter fürchten manchmal, ersetzt zu werden. Binden Sie Ihr Team früh ein und erklären Sie, dass die KI Routinearbeit abnimmt, nicht Arbeitsplätze wegnimmt.