Prozessanalyse vor der KI-Einführung: So finden Sie die richtigen Abläufe

Eine künstliche Intelligenz ist kein Werkzeug, das jedes Problem automatisch löst. Sie braucht klare Regeln, saubere Daten und ein eindeutiges Ziel. Ist ein Ablauf im Betrieb schon unstrukturiert, führt eine KI diesen schlechten Ablauf nur schneller aus. Besser wird dadurch nichts.

Die Prozessanalyse zwingt dazu, den Ist-Zustand ehrlich offenzulegen: jeder Handgriff, jede Datenquelle, jeder Medienbruch, also jede Stelle, an der Daten von einem Format ins andere übertragen werden müssen, etwa vom Papier in den Computer.

Für inhabergeführte Betriebe hat das einen klaren Vorteil: Sie investieren nicht in Software, die am Ende niemand nutzt. Die Analyse zeigt genau, wo der Hebel für Entlastung und Ersparnis am größten ist.

Nicht jede Aufgabe im Büro lässt sich sinnvoll automatisieren. Kreative Arbeit, strategische Entscheidungen und schwierige Reklamationsgespräche bleiben Aufgabe der erfahrenen Mitarbeiter. KI ist stark, wo Daten nach festen Regeln verarbeitet werden.

Vier Kriterien helfen bei der Einschätzung. Je mehr davon zutreffen, desto eher lohnt sich die Automatisierung.

Für den Anfang reichen ein Textdokument oder eine Tabelle. Wichtig ist, die tatsächliche Arbeit zu dokumentieren, nicht den gewünschten Idealzustand.

Wählen Sie zuerst einen Bereich mit viel Verwaltungsaufwand aus, oft die Auftragsabwicklung oder die vorbereitende Buchhaltung. Setzen Sie sich mit dem zuständigen Mitarbeiter zusammen und lassen Sie sich jeden Klick zeigen. Fragen Sie gezielt nach Ausnahmen: Was passiert, wenn eine Information fehlt?

Danach bewerten Sie die Datenquellen und Medienbrüche. Notieren Sie, welche Programme im Einsatz sind und wie Daten von einem System ins andere gelangen. Gibt es eine API, also eine digitale Schnittstelle zwischen zwei Programmen, oder werden Daten von Hand übertragen? Diese Details entscheiden später, wie einfach die Anbindung wird.

Ein Industriezulieferer mit 35 Mitarbeitern erhält täglich rund 20 schriftliche Kundenanfragen. Ein Mitarbeiter braucht im Schnitt 15 Minuten, um Kundendaten zu suchen, Machbarkeit zu prüfen und ein Angebot im ERP-System anzulegen.

Das summiert sich auf 5 Stunden am Tag. Bei einem angenommenen Bruttostundensatz von 38 Euro kostet das täglich 190 Euro, hochgerechnet auf 220 Arbeitstage im Jahr rund 41.800 Euro.

Nach der Analyse übernimmt ein KI-Mitarbeiter das Auslesen der E-Mails und den Abgleich mit dem System. Der Mensch prüft nur noch 2 statt 15 Minuten pro Vorgang, das sind 40 Minuten am Tag statt 5 Stunden. Neue Kosten: rund 5.573 Euro im Jahr. Nach Abzug der Betriebskosten von 1.800 Euro im Jahr und der einmaligen Kosten von rund 12.000 Euro für Analyse und Einrichtung hat sich das Projekt nach knapp fünf Monaten amortisiert.

Wenn sich Ihre Abläufe wöchentlich stark verändern, etwa weil jedes Angebot komplett individuell kalkuliert wird, findet die KI kein stabiles Muster. Eine Automatisierung lohnt sich dann kaum.

Auch bei sehr kleinem Volumen rechnet sich der Aufwand oft nicht. Fallen nur zwei oder drei Anfragen pro Woche an, ist der manuelle Aufwand meist geringer als die Kosten für Analyse und Entwicklung.

Und wenn im Betrieb noch keine verlässlichen digitalen Daten vorliegen, etwa weil alles auf Papier läuft, muss zuerst die Digitalisierung der Grundlagen angegangen werden, bevor eine KI sinnvoll eingesetzt werden kann.

Der häufigste Fehler ist es, die Mitarbeiter zu übergehen. Wer glaubt, die Analyse diene nur der Kontrolle, verschweigt wichtige Ausnahmen. Die spätere Software bildet die Realität dann nicht ab. Binden Sie das Team ein und erklären Sie, dass die KI Routinearbeit abnehmen soll.

Ein weiterer Fehler ist es, zu viele Abläufe gleichzeitig analysieren zu wollen. Wer die gesamte IT auf einmal umkrempelt, verzettelt sich in Abhängigkeiten. Starten Sie mit einem einzigen, klar abgegrenzten Pilotprojekt.

Vermeiden Sie außerdem, veraltete Abläufe eins zu eins zu digitalisieren. Prüfen Sie bei der Analyse gleich, ob einzelne Schritte überhaupt noch nötig sind. Ein schlanker Ablauf lässt sich leichter automatisieren.

Reservieren Sie sich zwei Stunden und setzen Sie sich mit einer Abteilungsleitung zusammen. Wählen Sie einen einzigen Ablauf, der das Team nervt und viel Zeit kostet, etwa die Reisekostenabrechnung oder die Pflege von Artikelstammdaten.

Skizzieren Sie den Ablauf von links nach rechts auf einem Blatt Papier: Wer gibt welche Daten wo ein? Wo entsteht ein Medienbruch?

Fehlt Ihnen dafür Zeit oder Methodik im Haus, hilft ein Gespräch mit einem externen Partner weiter, der solche Analysen regelmäßig durchführt.