Dokumente automatisch einsortieren und wiederfinden

Ein KI-Mitarbeiter liest den Inhalt eines Dokuments, egal ob es als Foto, Scan oder PDF ankommt, und erkennt daraus den Typ: Rechnung, Lieferschein, Vertrag oder Mahnung. Grundlage ist eine Texterkennung, die Buchstaben aus Bildern in echten Text umwandelt, kombiniert mit einem Sprachverständnis, das den Inhalt einordnet.

Aus dem Dokument liest die KI relevante Angaben heraus: Absender, Datum, Rechnungsnummer, Betrag. Diese Angaben nutzt sie, um einen sinnvollen Dateinamen zu vergeben und das Dokument im richtigen Ordner abzulegen, zum Beispiel unter dem passenden Kunden und Monat.

Vorher kamen Belege per E-Mail, Post oder als Foto vom Mandanten, jemand druckte sie teilweise aus, sortierte sie manuell in Ordner und trug sie händisch in eine Liste ein. Fehler beim Ablegen fielen oft erst Wochen später auf, wenn ein Beleg fehlte.

Nachher landen alle Dokumente in einem gemeinsamen Postfach oder Upload-Ordner. Der KI-Mitarbeiter liest jedes neue Dokument, erkennt Mandant und Belegart und legt es automatisch in die passende Struktur.

Der KI-Mitarbeiter braucht eine klare Vorstellung davon, wie Ihre Ablage aufgebaut ist, ähnlich wie eine neue Auszubildende in der ersten Woche. Er muss wissen, welche Mandanten oder Kunden es gibt, welche Ordnerstruktur genutzt wird und wie Belegarten in Ihrem Betrieb heißen.

Auch betriebsspezifische Regeln gehören dazu: Manche Kanzleien trennen nach Kalenderjahr, andere nach Wirtschaftsjahr. Diese Regeln werden vor dem Start gemeinsam festgelegt und in die Software eingetragen, damit die Ablage später zur bestehenden Arbeitsweise passt.

Der Mensch gibt frei, bevor ein Dokument endgültig gelöscht, verschoben aus einem geschützten Bereich oder an Dritte weitergegeben wird. Bei unklaren Zuordnungen, etwa wenn zwei Mandanten ähnlich heißen, legt der KI-Mitarbeiter das Dokument in einen Prüfordner statt selbst zu entscheiden.

Auch bei sensiblen Unterlagen, etwa Verträgen mit besonderen Klauseln oder personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, bleibt die endgültige Ablage in der Hand eines Mitarbeiters.

In der Steuerkanzlei mit 9 Mitarbeitern verbringt eine Mitarbeiterin nach eigener Schätzung rund 6 Stunden pro Woche mit dem Einsortieren und Suchen von Belegen. Bei einem angenommenen Stundensatz von 28 Euro sind das 168 Euro pro Woche, also rund 730 Euro im Monat.

Übernimmt der KI-Mitarbeiter das Einsortieren und reduziert die verbleibende Prüfzeit auf etwa 1,5 Stunden pro Woche, sinken die Kosten auf rund 180 Euro im Monat. Das ist eine Ersparnis von etwa 550 Euro im Monat.

Bei einer angenommenen einmaligen Einrichtung von 12.000 Euro und laufenden Kosten von 300 Euro im Monat bleibt eine Nettoersparnis von rund 250 Euro im Monat, die Investition trägt sich rechnerisch nach etwa vier Jahren allein durch diese eine Aufgabe. Weil die Ablage aber meist nur eine von mehreren automatisierten Aufgaben ist, rechnet sich das Gesamtprojekt in unseren Projekten meist deutlich schneller.

Bei sehr wenigen Dokumenten pro Monat, etwa in einem kleinen Betrieb mit überschaubarer Papierflut, rechnet sich die Investition selten. Ein bis zwei Ordner pro Woche lassen sich schneller von Hand einsortieren als eine Automatisierung aufzubauen.

Auch wenn die bestehende Ablage völlig unstrukturiert ist und niemand im Betrieb ein gemeinsames Schema nutzt, scheitert die Automatisierung an der Grundlage. Dann lohnt es sich zuerst, gemeinsam eine einfache Ordnerstruktur festzulegen, bevor eine Maschine mitarbeitet.

Und bei Dokumenten mit sehr unterschiedlichem, uneinheitlichem Aufbau, etwa handschriftlichen Notizen ohne festes Format, stößt die Texterkennung an ihre Grenzen und braucht mehr menschliche Nachkontrolle als geplant.