KI-Tools für Unternehmen: Was sich wirklich lohnt

Die meisten Werkzeuge lassen sich vier Kategorien zuordnen: Text, Übersetzung, Bild und Auswertung von Zahlen oder Dokumenten. Bekannte Beispiele sind ChatGPT für Textentwürfe, DeepL für Übersetzungen oder Microsoft Copilot für die Arbeit in Office-Programmen.

Diese Werkzeuge sind allgemein bekannt und werden von vielen Unternehmen weltweit genutzt. Wir nennen sie hier als Orientierung, nicht als Empfehlung für einen bestimmten Anbieter. Preise ändern sich häufig, deshalb nennen wir hier keine.

Ein Werkzeug erledigt genau eine Aufgabe, die ein Mitarbeiter manuell anstößt. Es liest keine E-Mails automatisch mit, es trägt keine Daten in Ihr Auftragssystem ein, es merkt sich in der Regel nichts über Ihren Betrieb.

Das bedeutet: Ein Mitarbeiter muss die Information erst hineinkopieren und das Ergebnis danach wieder herauskopieren. Bei gelegentlicher Nutzung ist das kein Problem. Bei täglich wiederkehrenden Aufgaben wird dieser Zwischenschritt selbst zum Zeitfresser.

Sobald Sie personenbezogene Daten, etwa Namen oder Kundendaten, in ein Werkzeug eingeben, gilt die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Prüfen Sie, wo der Anbieter seine Server betreibt und ob er die Daten für das Training seiner eigenen Systeme verwenden darf.

Viele Anbieter bieten inzwischen Geschäftskonten an, bei denen Eingaben vertraglich nicht für das Training genutzt werden. Für sensible Kundendaten sollten Sie ausschließlich solche Konten verwenden, nicht die kostenlose Variante für Privatpersonen.

Ein Mitarbeiter in der Marketingabteilung schreibt pro Woche 5 Produktbeschreibungen und braucht dafür je 40 Minuten. Ein Text-Werkzeug senkt die Zeit auf 15 Minuten pro Beschreibung, weil er nur noch prüft und anpasst. Das spart gut 2 Stunden pro Woche, also 8 Stunden im Monat.

Bei einem Stundensatz von 35 Euro sind das 280 Euro Ersparnis im Monat. Das reicht locker, um den Aufwand für ein einzelnes Werkzeug zu rechtfertigen, ohne dass eine größere Entwicklung nötig wäre.

Würde derselbe Mitarbeiter dagegen täglich 30 Kundenanfragen bearbeiten und dafür Daten aus drei Programmen zusammensuchen, würde ein einzelnes Werkzeug kaum noch helfen. Dann braucht es eine Verbindung zwischen den Programmen, die ein fertiges Werkzeug nicht leistet.

So gehen Sie vor, wenn Sie ein passendes Werkzeug für Ihren Betrieb suchen.

Sobald ein Ablauf mehrere Programme verbinden muss oder täglich mehrfach ohne manuelles Zutun laufen soll, stößt ein einzelnes Werkzeug an seine Grenze. Dann lohnt sich ein eigens gebauter KI-Mitarbeiter, der genau für Ihren Ablauf entwickelt wird.

In unseren Projekten liegen die einmaligen Kosten dafür typisch zwischen 6.000 und 25.000 Euro, der laufende Betrieb typisch zwischen 200 und 900 Euro im Monat. Ob sich das lohnt, hängt wie bei den Werkzeugen vom Zeitaufwand des Ablaufs ab.

Wenn eine Aufgabe nur selten vorkommt, etwa einmal im Monat, lohnt sich meist nicht einmal die Einarbeitung in ein Werkzeug. Dann bleibt die manuelle Erledigung schneller.

Auch bei sehr sensiblen Daten, etwa Gesundheitsdaten von Mitarbeitern, sollten Sie öffentliche Werkzeuge grundsätzlich meiden, unabhängig vom Zeitaufwand.