KI-Mitarbeiter einarbeiten: die ersten 30 Tage im Betrieb

In der ersten Woche prüft ein fester Mitarbeiter jedes einzelne Ergebnis des KI-Mitarbeiters, bevor es wirksam wird. Das gilt für jedes Angebot, jede Antwort, jeden Terminvorschlag, egal wie einfach der Fall aussieht.

Diese vollständige Kontrolle dient nicht dem Misstrauen, sondern dem Aufbau von Vertrauen auf beiden Seiten. Der Mitarbeiter lernt, worauf die Software gut reagiert und wo sie noch unsicher ist. Die Software lernt aus jeder Korrektur.

Am Ende der ersten Woche gibt es meist schon ein klares Bild: Bei welchen Fällen läuft es rund, wo hakt es noch. Dieses Bild ist die Grundlage für die nächsten Wochen.

In den ersten 30 Tagen sollte eine Person die Hauptverantwortung für die Prüfung tragen, meist diejenige, die den Ablauf vorher selbst erledigt hat. Sie kennt die Feinheiten am besten und erkennt Fehler am schnellsten.

Bei größeren Betrieben lohnt es sich, eine zweite Person als Vertretung einzubinden, damit die Prüfung nicht an einem einzigen Tag hängt. Der Geschäftsführer selbst muss nicht jeden Fall prüfen, sollte aber wöchentlich einen kurzen Überblick über auffällige Fälle bekommen.

Die ersten 30 Tage lassen sich in vier klare Abschnitte einteilen, in denen die Selbstständigkeit des KI-Mitarbeiters schrittweise wächst.

Freigaben werden gelockert, sobald ein Ablauf über mehrere Tage hinweg ohne Korrektur läuft. In unseren Projekten ist das bei Standardfällen meist ab Woche drei oder vier der Fall.

Gelockert heißt nicht, dass gar keine Kontrolle mehr stattfindet. Statt jedes einzelne Ergebnis zu prüfen, wirft der zuständige Mitarbeiter täglich einen kurzen Blick auf eine Stichprobe. Bei ungewöhnlichen oder besonders wichtigen Fällen bleibt die vollständige Prüfung bestehen, etwa bei hohen Auftragssummen.

In Woche zwei häufen sich erfahrungsgemäß Fälle, die im Training nicht vorkamen: eine ungewöhnliche Kundenanfrage, ein Sonderpreis, eine Reklamation außerhalb des üblichen Musters. Das ist normal, weil die erste Woche selten alle Ausnahmen abdeckt.

Ein zweiter typischer Stolperpunkt: Die anfängliche Begeisterung lässt nach, und die Prüfung wird schneller und weniger gründlich gemacht als in Woche eins. Genau in dieser Phase entstehen die meisten unentdeckten Fehler.

Der dritte Punkt betrifft die Kommunikation im Team. Merkt ein Mitarbeiter einen Fehler, muss er wissen, wem er das meldet und wie eine Korrektur eingepflegt wird. Fehlt dieser klare Weg, bleiben Fehler oft unkorrigiert liegen.

Nehmen wir den bereits erwähnten Elektrobetrieb mit 22 Mitarbeitern. In Woche eins prüft die Bürokraft 40 Terminvorschläge, korrigiert 12 davon, das kostet rund fünf Stunden. In Woche zwei sind es 38 Vorschläge mit 9 Korrekturen, etwa vier Stunden Aufwand, weil neue Ausnahmefälle auftauchen.

In Woche drei sinken die Korrekturen auf 4 von 41 Vorschlägen, der Prüfaufwand fällt auf rund zwei Stunden. In Woche vier werden Standardtermine ohne Rückstau automatisch bestätigt, nur noch Sonderfälle gehen zur Prüfung, der Aufwand sinkt auf etwa eine Stunde.

Insgesamt sind das über die vier Wochen rund zwölf Stunden Prüfaufwand, bei 45 Euro Vollkosten pro Stunde etwa 540 Euro. Dem steht gegenüber, dass die Terminvergabe vorher rund zehn Stunden pro Woche gekostet hat, also 40 Stunden im ersten Monat.

Die Einarbeitung gerät ins Stocken, wenn die zuständige Person in den ersten Wochen krank oder im Urlaub ist, ohne dass eine Vertretung eingeplant wurde. Dann bleiben Korrekturen liegen, und der KI-Mitarbeiter lernt langsamer.

Auch wenn der Betrieb in den ersten 30 Tagen ungewöhnlich viel zusätzliches Tagesgeschäft hat, etwa durch einen Großauftrag, verschiebt sich die Prüfung oft nach hinten. In solchen Fällen lohnt es sich, den Start der Einarbeitung um ein bis zwei Wochen zu verschieben, statt sie halbherzig zu beginnen.