KI-Lösungen für Unternehmen: Welche Wege es gibt

Der erste Weg ist die Nutzung fertiger Werkzeuge, etwa für Texte oder Übersetzungen. Der zweite Weg ist, KI-Funktionen zu aktivieren, die in Ihrer bestehenden Software bereits eingebaut sind. Der dritte Weg ist, einen eigenen KI-Mitarbeiter für einen bestimmten Ablauf bauen zu lassen.

Alle drei Wege haben ihre Berechtigung. Viele Betriebe kombinieren sie sogar, indem sie an einer Stelle ein fertiges Werkzeug nutzen und an anderer Stelle eine eigene Entwicklung einsetzen.

Fertige Werkzeuge sind Programme, die Sie sofort nutzen können, etwa für Textentwürfe, Übersetzungen oder einfache Auswertungen. Der Einstieg ist schnell, oft reicht ein Nutzerkonto.

Der Nachteil: Diese Werkzeuge kennen Ihren Betrieb nicht. Sie arbeiten mit den Daten, die ein Mitarbeiter von Hand eingibt, und sind nicht mit Ihrer Auftragsverwaltung oder Ihrem Warenwirtschaftssystem verbunden.

Viele Buchhaltungs-, CRM- oder Warenwirtschaftsprogramme, also Programme zur Verwaltung von Kunden oder Lagerbeständen, bringen inzwischen eigene KI-Funktionen mit. Diese lassen sich oft mit wenigen Klicks aktivieren.

Der Vorteil: Die Funktion ist bereits mit Ihren Daten verbunden, weil sie Teil der Software ist, die Sie ohnehin nutzen. Der Nachteil: Sie können nur das nutzen, was der Anbieter eingebaut hat. Eigene Wünsche lassen sich selten umsetzen.

Ein eigens gebauter KI-Mitarbeiter ist ein Programm, das genau auf einen Ablauf in Ihrem Betrieb zugeschnitten ist, zum Beispiel die Angebotserstellung im Elektrobetrieb. Er verbindet mehrere Ihrer bestehenden Programme miteinander.

Dieser Weg kostet mehr Zeit und Geld als die beiden anderen. In unseren Projekten liegen die einmaligen Kosten typisch zwischen 6.000 und 25.000 Euro, der laufende Betrieb typisch zwischen 200 und 900 Euro im Monat. Dafür passt das Ergebnis genau auf Ihren Ablauf, nicht auf einen durchschnittlichen Betrieb.

Der Elektrobetrieb mit 22 Mitarbeitern erhält täglich rund 10 Anfragen, die eine Mitarbeiterin per Hand in drei verschiedene Programme einträgt. Das kostet sie 25 Minuten pro Anfrage, insgesamt gut 4 Stunden am Tag, also 88 Stunden im Monat. Bei 40 Euro Stundensatz sind das 3.520 Euro im Monat.

Ein fertiges Werkzeug würde nur eine Teilaufgabe übernehmen, etwa das Formulieren der Antwort, spart also nur wenige Minuten pro Anfrage. Die vorhandene Auftragssoftware hat keine passende Funktion eingebaut. Ein eigens gebauter KI-Mitarbeiter kann dagegen alle drei Programme verbinden und die Zeit pro Anfrage auf 5 Minuten senken.

Das ergibt eine Ersparnis von rund 2.640 Euro im Monat. Bei einmaligen Kosten von angenommen 15.000 Euro amortisiert sich die Investition nach etwa 6 Monaten. Bei diesem Aufwand lohnt sich der dritte Weg.

Um den richtigen Weg zu finden, hilft eine einfache Prüfreihenfolge.

Wenn ein Ablauf sehr selten vorkommt oder stark von persönlicher Erfahrung abhängt, bringt keiner der drei Wege einen echten Vorteil. Manche Entscheidungen sollten weiterhin ganz beim Menschen bleiben.

Auch wenn Ihre Daten noch überwiegend auf Papier liegen, sollten Sie zuerst die Grundlagen digitalisieren. Ohne digitale Daten kann keiner der drei Wege funktionieren.