KI-Schulung für Mitarbeiter: Was Betriebe brauchen

Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ihren Mitarbeitern ausreichende KI-Kompetenz vermitteln. Der Text nennt keine Stundenzahl und kein festes Format. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter verstehen, was das System kann, wo es Fehler macht und wann ein Mensch eingreifen muss.

Die Vorgabe gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Ein Handwerksbetrieb mit 12 Mitarbeitern, der ein Programm für Angebotsentwürfe nutzt, fällt genauso darunter wie ein größeres Unternehmen. Wichtig ist der Bezug zur tatsächlichen Nutzung, nicht die reine Existenz von KI im Haus.

Da der Gesetzestext bewusst offen formuliert ist, sollten Sie im Zweifel einen Anwalt oder Ihre Kammer fragen, wie die Vorgabe für Ihren konkreten Fall auszulegen ist. Dieser Artikel gibt Ihnen eine praktische Orientierung, keine rechtliche Einschätzung.

Eine gute Schulung ist konkret und bezieht sich auf die Programme, die im Betrieb tatsächlich verwendet werden. Abstrakte Vorträge über künstliche Intelligenz im Allgemeinen bringen wenig, wenn niemand weiß, wie das im Alltag aussieht.

Für die meisten Mittelständler reicht eine Grundschulung von 2 bis 4 Stunden aus, angenommen die Mitarbeiter arbeiten mit ein bis zwei klar umrissenen KI-Werkzeugen. Wer komplexere Systeme selbst konfiguriert, etwa in der IT-Abteilung, braucht eine tiefere Schulung von einem bis zwei Tagen.

Die Schulung sollte für alle Mitarbeiter verpflichtend sein, die regelmäßig mit einem KI-System arbeiten. Wer nur gelegentlich ein Ergebnis liest, ohne selbst Eingaben zu machen, braucht eine kürzere Einweisung. Führungskräfte sollten die Schulung ebenfalls durchlaufen, damit sie Entscheidungen zur Nutzung sinnvoll treffen können.

In unseren Projekten hat es sich bewährt, die Schulung direkt bei der Einführung eines neuen Systems durchzuführen, nicht Monate später. So verknüpfen Mitarbeiter das Gelernte sofort mit der echten Anwendung.

Eine feste Frist schreibt das Gesetz nicht vor. Sinnvoll ist eine Auffrischung, sobald sich das eingesetzte System wesentlich ändert oder ein neues KI-Werkzeug dazukommt. Für die meisten Betriebe bedeutet das eine kurze Wiederholung einmal im Jahr, angenommen es gibt keine größeren Änderungen.

Neue Mitarbeiter sollten die Schulung als Teil ihrer Einarbeitung erhalten, nicht erst nach Monaten. So vermeiden Sie, dass jemand ungeschult mit sensiblen Daten arbeitet.

Eine Schulung muss nicht aufwendig organisiert werden. Der Ablauf lässt sich in wenigen Schritten planen.

In einem Elektrobetrieb mit 22 Mitarbeitern nutzen 6 Personen ein KI-Programm für Angebotsentwürfe und E-Mail-Antworten. Eine interne Schulung von 3 Stunden für diese 6 Mitarbeiter kostet, angenommen der Stundensatz liegt bei 35 Euro, insgesamt 630 Euro an Arbeitszeit.

Wird die Schulung extern durch einen Berater vorbereitet und gehalten, kommen in unseren Projekten typisch 400 bis 900 Euro Honorar dazu, je nach Aufwand für die Vorbereitung der betriebsspezifischen Beispiele. Für den Elektrobetrieb ergibt sich damit eine Gesamtsumme von rund 1.030 bis 1.530 Euro für die erste Schulung.

Die jährliche Auffrischung fällt in der Regel deutlich günstiger aus, da die Grundlagen schon bekannt sind. Angenommen 1,5 Stunden pro Person reichen aus, liegt der Aufwand bei rund 315 Euro Arbeitszeit im Jahr.

Wenn nur eine einzelne Person im Betrieb gelegentlich ein KI-Programm nutzt, etwa um Texte zu formulieren, reicht oft eine kurze Einweisung von 30 bis 60 Minuten. Eine große, formell dokumentierte Schulung wäre hier unverhältnismäßig.

Auch wenn Ihr Betrieb noch kein KI-System einsetzt und dies auch kurzfristig nicht plant, besteht keine Pflicht zur Schulung. Die Anforderung greift erst, wenn KI-Systeme tatsächlich im Einsatz sind.