Förderung für KI-Projekte im Mittelstand: Überblick

Unter einer Förderung für KI im Mittelstand versteht man Zuschüsse von Bund, Ländern oder der Europäischen Union. Sie richten sich an kleine und mittlere Unternehmen, kurz KMU. Ziel ist es, die Hemmschwelle für neue Technik zu senken.

Gefördert wird meist nicht nur fertige Software. Auch die individuelle Entwicklung, die Beratung im Vorfeld und die Schulung Ihrer Mitarbeiter sind förderfähig. Sie können also einen Dienstleister wie DND Systems mit dem Bau einer maßgeschneiderten KI-Software beauftragen, und der Staat beteiligt sich an den Kosten.

Wichtig ist das Prinzip der Anteilsfinanzierung. Der Staat zahlt fast nie das ganze Projekt. Er übernimmt einen festen Prozentsatz, den Rest tragen Sie selbst. Ausgezahlt wird in den meisten Fällen erst nach Abschluss des Projekts.

Es gibt in Deutschland viele Förderprogramme. Man unterscheidet Bundesprogramme, die überall gelten, und Landesprogramme, die an ein Bundesland gebunden sind. Für KI-Projekte sind vor allem Programme wichtig, die die Digitalisierung von Geschäftsabläufen fördern.

Ein bekanntes Bundesprogramm ist Digital Jetzt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz. Es fördert Investitionen in digitale Technik sowie die Schulung der Mitarbeiter. Die Förderquote liegt je nach Betriebsgröße bei bis zu 50 Prozent der Kosten.

Zusätzlich bieten fast alle Bundesländer eigene Programme an, etwa den Digitalbonus in Bayern, MID-Digitalisierung in Nordrhein-Westfalen oder die Digitalisierungsprämie in Baden-Württemberg. Diese Programme werden oft schneller bearbeitet als Bundesprogramme.

Nehmen wir den Malerbetrieb mit 18 Mitarbeitern aus der Einleitung. Bisher verbringt der Inhaber jede Woche zehn Stunden mit dem Schreiben von Angeboten. Eine maßgeschneiderte Software soll künftig Anfragen auswerten und Entwürfe vorbereiten.

Die Kosten für Konzeption, Programmierung und Einführung liegen bei 40.000 Euro netto. Der Betrieb nutzt ein Landesprogramm mit 50 Prozent Förderquote.

Ohne Förderung zahlt der Betrieb 40.000 Euro selbst. Bei einer Ersparnis von 10 Stunden pro Woche und einem internen Stundensatz von 60 Euro spart die Software 600 Euro pro Woche. Ohne Förderung dauert die Amortisation rund 67 Wochen. Mit dem Zuschuss halbiert sich der Eigenanteil auf 20.000 Euro, die Amortisation verkürzt sich auf rund 33 Wochen, also gut acht Monate.

Der Ablauf folgt strengen Regeln. Der größte Fehler ist es, zu früh Verträge zu unterschreiben. Das kostet Sie fast immer den Förderanspruch.

Zuerst erstellt der IT-Dienstleister ein detailliertes Angebot. Es muss genau beschreiben, welche individuellen Programmierungen nötig sind. Standardsoftware von der Stange wird selten gefördert, maßgeschneiderte Anpassungen dagegen sehr wohl.

Die Regeln der Förderstellen sind streng. Kleine formale Fehler können dazu führen, dass der Zuschuss abgelehnt oder später zurückgefordert wird.

Der häufigste Fehler ist der vorzeitige Start. Leisten Sie eine Anzahlung, schicken Sie eine Bestellung oder geben Sie eine mündliche Zusage, bevor der Bescheid vorliegt, gilt das Projekt als gestartet. Eine Förderung ist dann ausgeschlossen. Ein unverbindliches Angebot ist dagegen erlaubt.

Ein zweiter Fehler ist mangelhafte Dokumentation. Am Ende müssen Sie nachweisen, dass das Geld genau für den vereinbarten Zweck ausgegeben wurde. Rechnungen müssen exakt zum Antrag passen, Zahlungen müssen über Firmenkonten laufen. Barzahlungen werden nicht akzeptiert.

Trotz der Vorteile ist eine Förderung nicht immer der beste Weg. Sie müssen abwägen, ob Aufwand und Wartezeit im Verhältnis zur Ersparnis stehen.

Der größte Nachteil ist die Zeit. Haben Sie ein dringendes Problem, können Sie nicht drei bis vier Monate auf einen Bescheid warten. Spart eine schnelle Lösung sofort 1.000 Euro im Monat, kostet Sie eine Wartezeit von vier Monaten bereits 4.000 Euro entgangene Ersparnis.

Auch braucht die Antragstellung Zeit und Genauigkeit. Hat niemand in Ihrem Betrieb dafür Zeit, müssen Sie einen externen Berater beauftragen. Dessen Honorar schmälert den finanziellen Vorteil der Förderung spürbar.