Wie bekomme ich einen KI-Mitarbeiter für meinen Betrieb?

Sie bekommen einen KI-Mitarbeiter, indem Sie einen Anbieter beauftragen, der Ihre Abläufe versteht und in Software abbildet. Sie selbst müssen dafür kein technisches Wissen mitbringen.

Was Sie mitbringen müssen, ist Wissen über Ihren eigenen Betrieb: wie eine Anfrage bei Ihnen ankommt, wer sie prüft, wann ein Angebot rausgeht. Dieses Wissen trägt heute meist ein einzelner Mitarbeiter im Kopf, selten steht es irgendwo aufgeschrieben.

Der Anbieter übernimmt die technische Seite: die Anbindung an Ihre Systeme, das Training der Software, die laufende Wartung. Ihre Aufgabe ist es, die richtigen Informationen zu liefern und die Ergebnisse am Anfang zu prüfen.

Sie brauchen keine IT-Abteilung. Sie brauchen eine Person, die den betroffenen Ablauf gut kennt, oft der Geschäftsführer selbst oder eine erfahrene Bürokraft.

Diese Person beantwortet in den ersten Gesprächen Fragen wie: Wie sieht ein typisches Angebot bei Ihnen aus? Was passiert, wenn ein Kunde reklamiert? Wer gibt am Ende die Rechnung frei?

Bei größeren Betrieben lohnt es sich, zusätzlich eine zweite Person aus dem Tagesgeschäft einzubinden, die später mit dem KI-Mitarbeiter arbeitet. So testen Sie von Anfang an mit echten Nutzern.

Ein Erstgespräch, meist 30 Minuten lang, klärt drei Dinge: welcher Ablauf in Ihrem Betrieb den größten Zeitaufwand verursacht, welche Software Sie heute schon nutzen, und ob sich der Aufwand für eine Einrichtung überhaupt lohnt.

Sie müssen zu diesem Gespräch nichts Besonderes vorbereiten außer einer ehrlichen Einschätzung, wo bei Ihnen im Betrieb am meisten Zeit für Routinearbeit draufgeht. Aus diesem Gespräch entsteht meist eine grobe Einschätzung zu Aufwand und Kosten.

Für die eigentliche Einrichtung braucht der Anbieter Beispiele aus Ihrem Alltag, keine trockenen Handbücher. Je konkreter diese Beispiele sind, desto schneller lernt der KI-Mitarbeiter Ihre Sprache und Ihre Regeln.

In unseren Projekten läuft eine Einführung typisch in sechs bis zwölf Wochen, abhängig davon, wie viele Systeme angebunden werden.

Nehmen wir einen Elektrobetrieb mit 22 Mitarbeitern. Der Chef ruft nach einem Empfehlungsgespräch an, weil die Terminvergabe für Wartungen viel Zeit kostet. Im Erstgespräch stellt sich heraus, dass zwei Bürokräfte je eine Stunde täglich mit Terminanfragen per Telefon und E-Mail verbringen.

Über acht Wochen wird eine Software gebaut, die Terminanfragen liest, freie Slots im Kalender prüft und einen Terminvorschlag als Entwurf vorbereitet. Kosten: 11.000 Euro einmalig, 350 Euro im Monat laufend, in unseren Projekten ein typischer Rahmen für diesen Umfang.

Die Zeitersparnis liegt bei rund zwei Stunden täglich, macht bei 45 Euro Vollkosten pro Stunde und 220 Arbeitstagen rund 19.800 Euro im Jahr. Die Einrichtung hat sich damit nach gut sieben Monaten bezahlt gemacht.

Wenn Ihr Betrieb selbst noch nicht genau weiß, wie ein Ablauf funktionieren soll, sollten Sie zuerst diesen Ablauf klären. Eine Software kann nur abbilden, was im Betrieb bereits als klarer Weg existiert.

Auch wenn niemand im Betrieb Zeit hat, in den ersten Wochen Fragen zu beantworten und Ergebnisse zu prüfen, verzögert sich die Einführung erheblich. Ein kurzes Gespräch mit einem Anbieter klärt schnell, ob der Zeitpunkt für Ihren Betrieb bereits passt.