Wie baue ich einen KI-Mitarbeiter? Der ehrliche Weg

Mit einem Baukasten bauen Sie einen KI-Mitarbeiter, indem Sie einer fertigen Plattform per Klick sagen, welche Fragen sie beantworten soll. Solche Baukästen eignen sich für einzelne, klar abgegrenzte Aufgaben, etwa eine Antwort auf die Frage nach den Öffnungszeiten.

Sobald der Betrieb mehr will, stößt der Baukasten an Grenzen. Er kennt Ihre Preisliste nicht automatisch. Er kann nicht selbstständig ein Angebot aus Ihrem System ziehen. Er weiß nichts über die Reihenfolge, in der bei Ihnen eine Reklamation bearbeitet wird.

Ein Baukasten liefert also einen Assistenten für einfache Fragen. Einen Mitarbeiter, der Ihre Abläufe kennt und selbst handelt, liefert er nicht von allein.

Ein KI-Mitarbeiter, der tatsächlich arbeitet, braucht drei Dinge: eine Schnittstelle, also eine Verbindung zu Ihren bestehenden Programmen wie ERP oder CRM, feste Regeln dafür, was er allein erledigen darf, und eine Stelle, an der der Mensch das Ergebnis freigibt.

Diese Schnittstellen zu bauen, ist keine Klickarbeit. Jedes Warenwirtschaftssystem, jede Steuerkanzlei-Software, jedes Handwerkerprogramm ist anders aufgebaut. Wer hier keine Erfahrung mit Programmierung hat, verliert schnell Wochen mit Versuch und Irrtum.

Dazu kommt die laufende Pflege. Ändert sich eine Preisliste oder ein Ablauf im Betrieb, muss jemand den KI-Mitarbeiter nachschulen. Ohne diese Pflege veraltet er innerhalb weniger Wochen.

Unabhängig davon, ob Sie selbst bauen oder bauen lassen, folgt ein KI-Mitarbeiter immer demselben Ablauf. Erst wird der Ablauf im Betrieb aufgeschrieben, dann gebaut, dann trainiert, dann angebunden.

Nehmen wir eine Steuerkanzlei mit 9 Mitarbeitern. Die Kanzlei will Belege automatisch vorerfassen lassen. Ein Mitarbeiter probiert das drei Wochen lang mit einem Baukasten, angesetzt mit 4 Stunden pro Woche, macht 12 Stunden insgesamt. Bei 45 Euro Vollkosten pro Stunde sind das 540 Euro, ohne dass am Ende eine Anbindung an die Kanzleisoftware steht.

Eine Auftragslösung kostet in unseren Projekten typisch 8.000 bis 15.000 Euro einmalig für eine solche Anbindung, dazu laufend 250 bis 400 Euro im Monat. Dafür läuft die Vorerfassung nach etwa sechs Wochen produktiv, mit echter Verbindung zur Kanzleisoftware und laufender Wartung durch den Anbieter.

Rechnet man mit einer Ersparnis von 1,5 Stunden Belegarbeit pro Tag bei 45 Euro pro Stunde, sind das rund 15.000 Euro im Jahr. Die Investition amortisiert sich damit binnen eines Jahres, während der Eigenbau nach drei Wochen ohne nutzbares Ergebnis endete.

Der häufigste Grund ist Zeitmangel. Der Aufbau eines KI-Mitarbeiters passiert meist nebenbei, neben dem Tagesgeschäft. Sobald das Tagesgeschäft wieder Druck macht, bleibt die Pflege liegen.

Der zweite Grund ist fehlendes technisches Wissen für die Anbindung an bestehende Software. Der Baukasten funktioniert isoliert gut, scheitert aber an der Verbindung zum echten System des Betriebs.

Der dritte Grund: Niemand im Betrieb fühlt sich zuständig, wenn der erste Enthusiasmus verfliegt. Ohne eine feste Ansprechperson verliert das Projekt seinen Antrieb.

Ein Eigenbau lohnt sich, wenn die Aufgabe wirklich einfach ist, etwa eine Standardantwort auf eine häufige Frage, ohne Zugriff auf sensible Daten. Hier reicht ein Baukasten oft aus.

Der Eigenbau lohnt sich nicht, sobald der KI-Mitarbeiter mit Kundendaten, Preisen oder mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten soll. Dann braucht es Programmiererfahrung, Zeit für Schnittstellen und laufende Betreuung, die im Alltag eines Betriebs meist fehlt.

Wer merkt, dass die eigene Zeit knapp wird oder die technische Anbindung nicht gelingt, spart am Ende Geld, wenn er den Bau an einen Anbieter übergibt. Ein kurzes Gespräch klärt meist schon, welcher Weg für den eigenen Betrieb passt.