Wenn der KI-Mitarbeiter die Software bedient statt Ihr Team

Es bedeutet, dass der KI-Mitarbeiter Eingaben macht, Felder ausfüllt, Daten zwischen Programmen überträgt und Vorschläge erstellt, ohne dass ein Mensch jeden einzelnen Klick selbst ausführt. Bisher war die Software ein Werkzeug, das der Mensch Schritt für Schritt bediente. Jetzt wird sie zum Ausführungsort für Arbeit, die der KI-Mitarbeiter im Hintergrund erledigt.

Das klingt zunächst nach einem kleinen Unterschied, verändert den Arbeitsalltag aber grundlegend. Statt Daten zu übertragen, prüft der Mensch nur noch, ob das Ergebnis stimmt. Statt zu suchen, bestätigt er nur noch.

Vorher: Eine E-Mail mit einer Bestellliste kommt an. Die Bürokraft öffnet die Warenwirtschaft, sucht jeden Artikel einzeln, trägt die Menge ein, prüft die Verfügbarkeit und speichert. Bei zwölf Positionen dauert das rund 25 Minuten.

Nachher: Der KI-Mitarbeiter liest die E-Mail, erkennt alle zwölf Positionen, ordnet sie den passenden Artikelnummern zu und legt die Bestellung in der Warenwirtschaft an. Er markiert eine Position, bei der die bestellte Menge nicht lieferbar ist. Die Bürokraft prüft die fertige Bestellung, klärt die eine Position und gibt frei. Dauer: rund 4 Minuten.

Vorher: Nach Abschluss eines Auftrags öffnet ein Mitarbeiter die Auftragsdaten, überträgt Positionen manuell in die Rechnungssoftware, prüft Preise und Rabatte und verschickt die Rechnung per E-Mail. Bei einem Standardauftrag dauert das etwa 15 Minuten.

Nachher: Sobald der Auftrag als abgeschlossen markiert ist, erstellt der KI-Mitarbeiter automatisch einen Rechnungsentwurf mit allen Positionen, Rabatten und der korrekten Anschrift. Der Mitarbeiter prüft den Entwurf, korrigiert bei Bedarf eine Position und gibt den Versand frei. Dauer: rund 3 Minuten.

Vorher: Ein Kunde ruft an und möchte seinen Montagetermin verschieben. Der Mitarbeiter öffnet den Kalender, sucht freie Slots der passenden Monteure, ruft danach beim Kunden zurück, trägt den neuen Termin ein und schickt eine Bestätigung. Das dauert im Schnitt 15 Minuten.

Nachher: Der Mitarbeiter notiert nur den Wunsch des Kunden in einem Satz. Der KI-Mitarbeiter prüft die Verfügbarkeit der passenden Monteure, schlägt drei Termine vor und formuliert die Nachricht an den Kunden. Der Mitarbeiter wählt den passenden Termin aus und bestätigt den Versand. Dauer: rund 3 Minuten.

Der KI-Mitarbeiter entscheidet nichts, was Geld oder Kunden kostet, ohne dass ein Mensch freigibt. Diese Grenze gilt unabhängig davon, wie gut das System trainiert ist, weil Fehler an diesen Stellen teuer oder für die Kundenbeziehung schädlich werden können.

Im Sanitärbetrieb fallen täglich etwa 10 Bestellungen, 6 Rechnungen und 5 Terminanfragen mit dem oben beschriebenen Aufwand an. Vorher ergibt das rund 250 Minuten am Tag, gut 4 Stunden, bei einem Stundensatz von 34 Euro sind das 136 Euro täglich, im Monat bei 21 Arbeitstagen 2.856 Euro.

Mit KI-Mitarbeiter sinkt der Aufwand auf rund 50 Minuten am Tag, also 28 Euro täglich, im Monat 588 Euro. Die Ersparnis liegt bei 2.268 Euro im Monat. Nach Abzug laufender Kosten von angenommen 450 Euro bleiben 1.818 Euro Vorteil, bei Einrichtungskosten von in unseren Projekten typisch 14.000 Euro amortisiert sich das System nach rund acht Monaten.

Bei sehr seltenen oder einzigartigen Vorgängen, etwa einem Sonderauftrag, der nur einmal im Jahr vorkommt, lohnt es sich nicht, den KI-Mitarbeiter darauf zu trainieren. Der Aufwand für das Training steht dann in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Auch bei Vorgängen, die überwiegend persönliches Fingerspitzengefühl erfordern, etwa eine schwierige Preisverhandlung mit einem langjährigen Großkunden, bleibt die Software weiterhin ein reines Werkzeug in der Hand des Menschen. Der KI-Mitarbeiter kann hier höchstens Zahlen und Historie zuliefern.