Digitalisierung im Mittelstand Herausforderungen?

Digitalisierungsprojekte binden Kapital, bevor sie Erträge liefern. Die anfängliche Investition in Software, Lizenzen und externe Beratung ist konkret, der daraus entstehende Nutzen jedoch oft eine Prognose. Geschäftsführer scheuen davor zurück, fünf- oder sechsstellige Beträge freizugeben, ohne einen klar bezifferbaren Return on Investment (ROI) zu sehen.

Das Problem verschärft sich, wenn Standardsoftware eingeführt wird. Deren Lizenzkosten sind nur der Anfang. Die wahren Kosten entstehen oft durch den Aufwand, die eigenen, bewährten Betriebsabläufe an die starren Vorgaben der Software anzupassen. Produktivitätsverluste durch umständliche Workarounds sind in der ursprünglichen Kalkulation selten enthalten.

Jede Veränderung von Arbeitsabläufen stößt auf natürliche Skepsis. Mitarbeiter, die ihre Aufgaben seit Jahren routiniert erledigen, fürchten den Kontrollverlust, die Mehrarbeit durch Einarbeitung oder im schlimmsten Fall den Verlust ihres Arbeitsplatzes an eine Maschine. Wird die Digitalisierung von oben verordnet, ohne die Belegschaft einzubeziehen, ist Widerstand vorprogrammiert.

Gleichzeitig fehlt in vielen Mittelstandsbetrieben das interne Know-how, um Digitalisierungsprojekte zu steuern. Die Suche nach externen IT-Fachkräften ist langwierig und teuer. Die eigentlichen Experten für die Betriebsabläufe — die langjährigen Mitarbeiter — werden bei der Lösungsfindung jedoch oft übergangen.

Der Markt für digitale Lösungen ist unübersichtlich. Hunderte Anbieter bewerben Tools für jeden erdenklichen Zweck. Viele Geschäftsführer sind von der Fülle der Möglichkeiten überfordert. Ohne eine klare Strategie führt dies zu zwei typischen Fehlern: entweder zu Aktionismus oder zu Lähmung.

Aktionismus führt zur Anschaffung von Insellösungen — kleinen, voneinander getrennten Tools, die kurzfristig ein Problem lösen, aber langfristig die IT-Landschaft weiter zerstückeln. Lähmung führt dazu, dass gar nichts passiert, weil die Angst vor der falschen Entscheidung größer ist als der Handlungsdruck.

Kein mittelständischer Betrieb startet auf der grünen Wiese. Die IT-Infrastruktur ist über Jahre oder Jahrzehnte gewachsen. Ein ERP-System hier, eine Excel-basierte Insellösung dort, ergänzt um die Buchhaltungssoftware und diverse spezialisierte Programme. Daten liegen in unterschiedlichen Formaten an verschiedenen Orten.

Eine neue digitale Lösung muss sich in dieses Geflecht einfügen. Oft fehlen jedoch die nötigen Schnittstellen (APIs), um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Die Folge sind manuelle Datenübertragungen, die fehleranfällig sind und jene Effizienzgewinne zunichtemachen können, die man sich von der Digitalisierung erhofft hat.

Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten streng reglementiert. Jede neue Software, die Kundendaten, Mitarbeiterinformationen oder andere sensible Daten verarbeitet, muss diesen Anforderungen genügen. Insbesondere bei US-amerikanischen Cloud-Anbietern ist die Rechtslage oft komplex.

Parallel dazu steigt die Gefahr von Cyberangriffen. Jede neue digitale Schnittstelle zur Außenwelt ist ein potenzielles Einfallstor für Angreifer. Die Gewährleistung der IT-Sicherheit erfordert kontinuierliche Anstrengungen und Fachwissen, das im Mittelstand oft nicht in ausreichendem Maße vorhanden ist.