Welche KI-Agenten gibt es? Überblick für Unternehmer

KI-Agenten unterscheiden sich weniger nach Technik als nach der Aufgabe, für die sie gebaut sind. Ein Agent für die Belegverarbeitung braucht andere Fähigkeiten als einer, der Telefonate annimmt.

In der Praxis kommen im Mittelstand vor allem sechs Arten von Agenten vor.

Ein E-Mail-Agent liest eingehende Nachrichten und erkennt, worum es geht, etwa eine Rückfrage, eine Reklamation oder eine neue Bestellung. Er ordnet die Nachricht dem passenden Vorgang zu und beantwortet einfache Fälle direkt.

Ein Elektrobetrieb mit 22 Mitarbeitern nutzt einen solchen Agenten für Terminanfragen. Der Agent prüft den Kalender und schlägt drei freie Termine vor. Nur bei ungewöhnlichen Anfragen, etwa einem Notfall, leitet er sofort an einen Mitarbeiter weiter.

Ein Angebots-Agent verbindet mehrere Schritte, die sonst ein Mitarbeiter einzeln erledigt: Kundendaten suchen, Preise prüfen, Lieferzeit berechnen und ein Dokument erstellen. Er greift dafür über eine Schnittstelle, also eine Verbindung zwischen zwei Programmen, auf die Warenwirtschaft zu.

Ein Beleg-Agent liest gescannte Rechnungen oder Fotos von Quittungen und erkennt Betrag, Datum und Lieferant. Eine Steuerkanzlei mit 9 Mitarbeitern spart damit die manuelle Abtippzeit für Hunderte Belege im Monat.

Ein Telefon-Agent nimmt Anrufe entgegen und beantwortet häufige Fragen, etwa Öffnungszeiten oder Auftragsstatus. Bei komplexen Anliegen verbindet er direkt mit einem Mitarbeiter, statt eine Warteschleife zu erzeugen.

Ein Recherche-Agent durchsucht Handbücher, technische Datenblätter oder Vorschriften und fasst die passende Antwort zusammen. Ein Datenpflege-Agent gleicht Kundendaten zwischen CRM-System und Buchhaltung ab und meldet Abweichungen, statt sie selbst zu korrigieren.

Für allgemeine, einfache Aufgaben reichen oft fertige Werkzeuge aus dem Baukasten, etwa ein Chat-Fenster auf der Webseite mit Standardantworten. Sie sind günstig und schnell startklar.

Sobald ein Agent auf mehrere eigene Systeme zugreifen und Entscheidungen anhand echter Betriebsdaten treffen muss, braucht es einen individuell gebauten Agenten. Der Unterschied zeigt sich vor allem bei der Genauigkeit: Ein fertiges Werkzeug kennt Ihre Lagerbestände nicht, ein individueller Agent schon.

Nicht jeder Agent passt zu jedem Betrieb. Die Auswahl folgt einem einfachen Muster.

Für Aufgaben, die nur selten vorkommen, lohnt sich kein eigener Agent. Ein Recherche-Agent für eine Anfrage im Quartal kostet mehr, als er einspart.

Auch Aufgaben mit hohem persönlichem Anspruch, etwa ein Beratungsgespräch mit individuellen Wünschen, sollten weiterhin Mitarbeiter übernehmen. Ein Agent liefert dort keinen echten Mehrwert und wirkt schnell unpersönlich.