KI Anwendungsbeispiele KMU?

Die Verwaltung ist oft ein Bereich mit hohem Potenzial für Automatisierung, da hier viele standardisierte Prozesse ablaufen. Ein klassisches Beispiel ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Dokumente werden empfangen, Daten manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen, mit Bestellungen abgeglichen und zur Zahlung freigegeben.

Ein KI-System kann diesen Prozess fast vollständig übernehmen. Es liest Rechnungsdaten aus PDFs oder E-Mails aus, gleicht sie mit Bestelldaten im ERP-System ab und bereitet den Buchungssatz vor. Nur bei Abweichungen oder fehlenden Informationen wird der Fall zur Prüfung an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben.

Im Vertrieb und Service fallen täglich hunderte kleine Aufgaben an, die von der eigentlichen Kundenberatung ablenken. Das Sortieren von E-Mails im zentralen Postfach, das Erstellen einfacher Angebote oder die Koordination von Terminen sind geeignete Anwendungsfälle für KI.

Ein KI-gestütztes System kann zum Beispiel Anfragen im Service-Postfach analysieren und sie direkt dem richtigen Ansprechpartner zuordnen oder bei Standardfragen eine vorformulierte Antwort senden. Im Vertrieb kann es Angebote für Standardprodukte nach festen Regeln erstellen und versenden, sobald eine Anfrage bestimmte Kriterien erfüllt.

Auch im Einkauf und in der Logistik sorgen wiederkehrende Abläufe für hohen manuellen Aufwand. Bestellungen müssen ausgelöst, Liefertermine überwacht und Lieferscheine mit der ursprünglichen Bestellung verglichen werden.

Hier kann KI als digitaler Assistent agieren. Das System überwacht Lagerbestände und löst automatisch Bestellungen aus, wenn ein Meldebestand unterschritten wird. Es kann Lieferantenanfragen versenden, Angebote in einer strukturierten Übersicht zusammenfassen und den Wareneingang durch Abgleich von Lieferscheinen mit offenen Bestellungen vorbereiten.

Nicht jede Aufgabe eignet sich für eine Automatisierung durch KI. Hohe Effizienzgewinne erzielen Sie bei Prozessen, die klar definierte Merkmale aufweisen. Bevor Sie über eine technische Lösung nachdenken, sollten Sie einen potenziellen Prozess anhand einiger Kriterien prüfen.

Je mehr dieser Punkte auf eine Tätigkeit zutreffen, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein KI-System diese Aufgabe zuverlässig und wirtschaftlich übernehmen kann. Kreative, strategische oder stark von menschlicher Interaktion abhängige Prozesse sind in der Regel ungeeignet.

Die genannten Anwendungsbeispiele beschreiben oft einzelne, isolierte Aufgaben. Ein KI-Assistent oder eine einfache Automatisierung kann eine solche Aufgabe ausführen. Ein KI-Mitarbeiter geht einen Schritt weiter: Er übernimmt einen ganzen Verantwortungsbereich, der aus mehreren zusammenhängenden Aufgaben besteht.

Ein KI-Mitarbeiter für die Buchhaltung prüft nicht nur eine Rechnung. Er empfängt sie, prüft sie, kommuniziert bei Unklarheiten mit dem Lieferanten, bucht sie im System und archiviert das Dokument. Er arbeitet selbstständig, kombiniert verschiedene Werkzeuge und meldet sich nur dann bei einem Menschen, wenn eine Entscheidung außerhalb seiner Kompetenz erforderlich ist. Er ist kein Werkzeug, sondern ein in den Betriebsablauf integriertes Teammitglied.