Was macht ein KI-Mitarbeiter? Ein Tag im Betrieb

Sobald der Server hochfährt, prüft der KI-Mitarbeiter, was seit Feierabend eingegangen ist. Drei Kundenmails, zwei automatische Bestellbestätigungen aus dem Onlineshop, eine Reklamation. Er ordnet jede Nachricht einer Kategorie zu: Anfrage, Bestellung, Reklamation oder Sonstiges.

Noch bevor die erste Mitarbeiterin ihren Rechner startet, liegt für sie eine sortierte Übersicht bereit, statt eines vollen, ungeordneten Posteingangs. Menschen sind zu dieser Uhrzeit noch nicht im Betrieb, der KI-Mitarbeiter arbeitet unabhängig von Öffnungszeiten.

Wenn die Kollegin aus dem Vertriebsinnendienst um sieben Uhr beginnt, findet sie zu jeder eingegangenen Anfrage bereits einen Vorschlag: passender Artikel, verfügbare Menge, ein Entwurf für die Antwort. Sie liest den Entwurf, ändert bei Bedarf den Preis und schickt ab.

Bei der Reklamation hat der KI-Mitarbeiter die Bestellhistorie des Kunden herausgesucht und den betroffenen Auftrag verlinkt. Die Kollegin muss nicht mehr selbst suchen, sondern entscheidet direkt, wie mit dem Fall umgegangen wird.

In dieser Zeit ruft ein Kunde an und bittet um ein Angebot für eine größere Bestellung. Der Vertriebsmitarbeiter nennt am Telefon die wichtigsten Eckdaten, Menge, gewünschter Liefertermin, Sonderkonditionen. Der KI-Mitarbeiter zieht daraus die passenden Artikelpreise aus dem System und stellt ein Angebot in der gewohnten Vorlage des Betriebs zusammen.

Gleichzeitig prüft der KI-Mitarbeiter, welche Angebote aus der Vorwoche noch unbeantwortet sind, und schlägt eine Erinnerungsmail an die jeweiligen Kunden vor. Der Vertriebsmitarbeiter entscheidet, welche Erinnerung tatsächlich rausgeht und bei wem er lieber selbst anruft.

Am Vormittag treffen die ersten Lieferantenrechnungen per E-Mail ein. Der KI-Mitarbeiter liest die Rechnung, erkennt Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum, und ordnet sie der passenden Bestellung zu. Passen die Zahlen zusammen, bereitet er die Buchung vor und legt sie der Buchhaltung zur Prüfung vor.

Stimmt etwas nicht überein, zum Beispiel weicht der Betrag vom bestellten Wert ab, markiert der KI-Mitarbeiter den Fall deutlich und erklärt in einem Satz, worin die Abweichung besteht. Die Buchhaltung schaut sich genau diese Fälle genauer an, statt jede einzelne Rechnung von null auf zu prüfen.

Nach der Mittagspause gehen mehrere Terminanfragen für Beratungsgespräche ein. Der KI-Mitarbeiter gleicht die Kalender der zuständigen Berater ab und schlägt jeweils drei passende Termine vor, die er dem Kunden direkt zuschickt.

Parallel meldet das Lagersystem, dass ein häufig bestellter Artikel knapp wird. Der KI-Mitarbeiter erstellt einen Bestellvorschlag beim üblichen Lieferanten auf Basis der Bestellungen der letzten Monate. Der Einkaufsleiter prüft die Menge kurz und gibt die Bestellung frei.

Am Nachmittag häufen sich erfahrungsgemäß Rückfragen zu laufenden Aufträgen. Der KI-Mitarbeiter beantwortet einfache Statusfragen wie „Wo bleibt meine Lieferung?“ direkt mit dem aktuellen Versandstatus aus dem System, ohne dass ein Mitarbeiter suchen muss.

Komplexere Fälle, etwa eine Reklamation mit möglicher Gutschrift, leitet er mit allen relevanten Informationen an den zuständigen Kollegen weiter. Der Kollege entscheidet über die Gutschrift, der KI-Mitarbeiter formuliert danach die Antwort an den Kunden zur Freigabe.

Gegen Feierabend erstellt der KI-Mitarbeiter eine kurze Zusammenfassung des Tages: wie viele Anfragen bearbeitet wurden, welche Angebote offen sind, welche Reklamationen noch auf eine Entscheidung warten. Die Geschäftsführerin liest das in fünf Minuten, statt sich durch mehrere Postfächer zu klicken.

Danach läuft der KI-Mitarbeiter weiter, auch wenn die Mitarbeiter gegangen sind. Trifft nachts eine neue Anfrage ein, beginnt der Ablauf am nächsten Morgen wieder von vorn.

Ohne KI-Mitarbeiter verbringen zwei Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst zusammen rund drei Stunden täglich mit dem Sortieren von Posteingängen, Zuordnen von Reklamationen und Vorbereiten von Angeboten. Bei einem Stundensatz von 36 Euro sind das 108 Euro am Tag, umgerechnet auf 21 Arbeitstage im Monat 2.268 Euro.

Mit KI-Mitarbeiter sinkt dieser Aufwand auf etwa eine Stunde täglich für Kontrolle und Freigabe, das sind 36 Euro am Tag oder 756 Euro im Monat. Die Ersparnis liegt bei 1.512 Euro im Monat. Ziehen wir laufende Kosten von angenommen 400 Euro ab, bleiben 1.112 Euro Vorteil monatlich, bei Einrichtungskosten von in unseren Projekten typisch 9.000 Euro amortisiert sich das System nach rund acht Monaten.

Wenn Ihr Tagesgeschäft überwiegend aus Einzelfällen besteht, die sich kaum wiederholen, hat ein KI-Mitarbeiter wenig zu lernen. Ein Beispiel wäre ein Betrieb, der nur wenige, dafür sehr individuelle Großprojekte im Jahr abwickelt.

Auch wenn in Ihrem Betrieb noch niemand genau beschreiben kann, wie ein Ablauf im Detail funktioniert, sollte zuerst diese Klärung stattfinden. Ein kurzes Gespräch reicht oft, um zu sehen, welche Aufgaben aus Ihrem Tagesablauf sich überhaupt eignen.