KI-Mitarbeiter in Spedition und Logistik

Eine KI erfasst Transportaufträge, indem sie eingehende E-Mails liest und Ladestelle, Entladestelle, Termin, Ware und Gewicht in das Dispositionsprogramm überträgt. Fehlt eine Angabe, etwa der genaue Entladetermin, fragt sie automatisch beim Kunden nach, statt die Lücke zu raten.

Bei Stammkunden erkennt der KI-Mitarbeiter typische Muster, etwa dass eine bestimmte Firma immer von derselben Ladestelle aus verschickt, und füllt solche wiederkehrenden Angaben selbstständig aus. Der Disponent prüft den fertigen Auftragsentwurf nur noch und ordnet ihn dem passenden Fahrzeug zu.

Lieferscheine und Ablieferbelege werden geprüft, indem der KI-Mitarbeiter eingescannte oder fotografierte Belege ausliest, mit dem ursprünglichen Auftrag abgleicht und Abweichungen markiert. Fehlt eine Unterschrift oder stimmt die gelieferte Menge nicht mit dem Auftrag überein, meldet er das sofort, statt dass es erst bei der Rechnungsstellung auffällt.

Bisher hat ein Mitarbeiter jeden Beleg von Hand mit dem Auftrag verglichen. Jetzt übernimmt das der KI-Mitarbeiter, weil er weiß, wie ein vollständiger Ablieferbeleg im Betrieb aussehen muss.

Statusanfragen beantwortet die KI, indem sie den aktuellen Auftragsstatus aus dem Dispositionsprogramm abruft und dem Kunden in einer kurzen, verständlichen Nachricht mitteilt. Das läuft rund um die Uhr, auch wenn im Büro gerade niemand ans Telefon gehen kann.

Bei der Frachtabrechnung gleicht der KI-Mitarbeiter den durchgeführten Transport mit dem vereinbarten Preis, gefahrenen Kilometern und eventuellen Zuschlägen ab, etwa für Wartezeit oder Sondertransporte. Er erstellt einen Rechnungsentwurf, den die Buchhaltung prüft und freigibt.

Weicht ein Auftrag vom ursprünglichen Angebot ab, etwa weil kurzfristig ein zweiter Anfahrtsort dazukam, markiert der KI-Mitarbeiter diese Abweichung deutlich, statt sie stillschweigend in die Rechnung einzurechnen.

Eine Spedition mit 35 Mitarbeitern erhält täglich rund 25 Transportaufträge per E-Mail. Eine Disponentin braucht im Schnitt 12 Minuten pro Auftrag für Erfassung und Rückfragen. Das sind 5 Stunden am Tag, bei 22 Arbeitstagen im Monat also 110 Stunden. Bei einem Stundensatz von 32 Euro sind das 3.520 Euro Personalkosten im Monat.

Mit einem KI-Mitarbeiter, der die E-Mails liest und den Auftrag vorträgt, sinkt die Prüfzeit auf etwa 3 Minuten pro Auftrag. Das entspricht 27,5 Stunden im Monat, also 880 Euro. Die Ersparnis liegt bei 2.640 Euro im Monat.

Bei laufenden Kosten von in unseren Projekten typisch 400 Euro im Monat bleibt ein Vorteil von 2.240 Euro. Bei einmaligen Einrichtungskosten von angenommen 15.000 Euro hat sich die Investition nach etwa sieben Monaten bezahlt gemacht.

Der Einstieg gelingt am besten über den Auftragseingang von wenigen Stammkunden mit ähnlichem Auftragsmuster.

Bei sehr wenigen, sehr unterschiedlichen Aufträgen im Monat lohnt sich eine individuelle Lösung meist nicht, weil sich der Aufwand nicht in wiederkehrender Zeitersparnis niederschlägt. Auch bei komplexen Sondertransporten, etwa Schwertransporten mit behördlichen Genehmigungen, sollte die Disposition weiterhin ein erfahrener Mensch übernehmen.

Sind die eigenen Auftragsdaten sehr uneinheitlich, weil jeder Kunde anders kommuniziert und keine Struktur erkennbar ist, hilft zunächst eine klarere interne Ordnung mehr als eine KI.

In den ersten Wochen zeigt sich oft, bei welchen Kunden oder Belegformaten der KI-Mitarbeiter noch nachjustiert werden muss. Das ist ein normaler Teil der Einführung.

Ein kurzes, unverbindliches Gespräch klärt für viele Speditionen, welcher Ablauf sich als erster Einstieg am besten eignet.