KI-Mitarbeiter im Autohaus: Werkstatt, Anfragen, Termine

Eine KI im Autohaus ist ein Programm, das die Serviceannahme entlastet, indem sie Standardanfragen selbstständig bearbeitet. Sie beantwortet Anrufe, erkennt aus Kennzeichen oder Fahrgestellnummer das Fahrzeugmodell und schlägt passende Werkstatttermine vor.

Bei einer Anfrage zu einem Kostenvoranschlag greift die KI auf hinterlegte Preislisten und Arbeitswerte zu, also die branchenübliche Zeitvorgabe für einen Arbeitsschritt, und erstellt einen ersten Entwurf. Der Serviceberater prüft diesen Entwurf und passt ihn bei Bedarf an, bevor er an den Kunden geht.

Auch Rückrufbitten laufen über die KI: Ist ein Serviceberater im Gespräch, nimmt sie Name, Kennzeichen und Anliegen auf und legt einen Rückruf für den nächsten freien Zeitpunkt an.

So sieht ein typischer Ablauf in unseren Projekten aus:

Bei einer Anfrage zu Reparaturkosten nennt die KI keine verbindliche Zusage, sondern einen ersten Richtwert aus der hinterlegten Preisliste. Steht zum Beispiel ein Zahnriemenwechsel an, greift sie auf den hinterlegten Arbeitswert und den aktuellen Teilepreis zurück und rechnet eine Spanne aus.

Erst wenn ein Mechaniker das Fahrzeug tatsächlich gesehen hat, wird aus dem Richtwert ein verbindliches Angebot. Diese Reihenfolge ist wichtig, damit kein Kunde sich auf eine Zahl verlässt, die sich nach der Untersuchung noch ändern kann.

In unseren Projekten liegt die einmalige Einrichtung, je nach Anzahl der angebundenen Marken und Systeme, typisch zwischen 6.000 und 25.000 Euro. Der laufende Betrieb kostet typisch 200 bis 900 Euro im Monat.

Rechnen wir ein Beispiel durch: Ein Autohaus mit 38 Mitarbeitern erhält täglich rund 45 Serviceanrufe, davon sind etwa 25 reine Terminwünsche. Eine Serviceberaterin braucht dafür im Schnitt 4 Minuten pro Anruf, insgesamt 100 Minuten am Tag, das sind rund 33 Stunden im Monat.

Bei einem Stundensatz von 32 Euro entspricht das 1.056 Euro Personalkosten im Monat allein für Terminanrufe. Übernimmt die KI zwei Drittel dieser Anrufe vollständig, sparen sich das Autohaus rund 700 Euro im Monat. Nach Abzug von angenommen 400 Euro laufenden Kosten bleibt ein Vorteil von 300 Euro im Monat, dazu kommt, dass Kunden vor Ort schneller bedient werden, weil das Telefon seltener klingelt.

Verbindliche Reparaturaufträge, Verkaufsgespräche und Preisverhandlungen bleiben Sache der Mitarbeiter. Die KI legt nie selbst einen Kostenvoranschlag verbindlich fest und schließt keinen Auftrag ab, ohne dass ein Serviceberater zugestimmt hat.

Auch bei komplizierten technischen Rückfragen, etwa wenn ein Kunde ein ungewöhnliches Geräusch beschreibt, das nicht in ein Standardschema passt, gibt die KI die Anfrage an einen Mechaniker weiter, statt zu raten.

Bei einem kleinen Familienbetrieb mit einer Werkstatt und wenigen Anrufen am Tag rechnet sich eine umfassende KI-Lösung häufig nicht, dort reicht oft eine einfache Terminbuchung über eine Webseite. Auch wenn das Dealer-Management-System sehr alt ist und keine Schnittstelle bietet, wird die Anbindung teuer und aufwendig.

Betriebe, die ihre Werkstattkapazität nicht sauber im Kalender pflegen, sondern nach Gefühl planen, sollten zuerst diese Grundlage schaffen. Ohne verlässliche Kalenderdaten kann die KI keine sinnvollen Termine vorschlagen.