Was kostet ein KI-Assistent?

Das ist die Geschäftsversion eines Textwerkzeugs. Sie bekommen Datenschutzvertrag, Verarbeitung in Europa und die Zusicherung, dass Eingaben nicht zum Training genutzt werden. Der Mitarbeiter gibt etwas ein, das Werkzeug antwortet.

Bei zehn Nutzern sind das rund 250 bis 300 Euro im Monat. Zusätzliche Projektkosten fallen nicht an, ein bis zwei Stunden Einführung genügen. Diese Stufe rechnet sich fast immer, weil schon 15 gesparte Minuten pro Nutzer und Tag die Lizenz um ein Vielfaches übersteigen.

Hier wird der Assistent an Ihr eigenes Wissen angebunden: Handbücher, Preislisten, Verträge, Protokolle, Ablagen. Er antwortet dann nicht mehr allgemein, sondern mit Ihren Inhalten und mit Quellenangabe.

Die Kosten entstehen durch das Aufbereiten der Dokumente, die Anbindung der Ablage und die Rechteverwaltung — nicht jeder Mitarbeiter darf jedes Dokument sehen. Dazu kommen laufend meist 100 bis 400 Euro im Monat für Betrieb und Modellnutzung.

Diese Stufe lohnt sich, wo viel Wissen in Dokumenten steckt und Mitarbeiter regelmäßig danach suchen — Kanzleien, technische Betriebe, Verwaltungen.

Ab hier arbeitet das System selbst: ausgelöst durch eine eingehende Mail, einen neuen Auftrag oder eine Uhrzeit, mit Zugriff auf Warenwirtschaft, CRM oder Buchhaltung, mit festen Regeln und protokollierter Freigabe durch einen Menschen.

Der Preis hängt an drei Dingen: wie viele Systeme angebunden werden, wie sauber die Daten dort vorliegen und wie viele Sonderfälle der Ablauf kennt. Der Betrieb liegt danach meist bei 200 bis 900 Euro im Monat, die Umsetzung bei 6 bis 12 Wochen.

Ein Rechenbeispiel für Stufe 3: Ein Betrieb bearbeitet monatlich 150 Vorgänge zu je 40 Minuten, also 100 Stunden. Bei 50 Euro Personalkosten pro Stunde sind das 5.000 Euro im Monat. Bleiben nach der Automatisierung 5 Minuten Nacharbeit pro Vorgang, sinkt der Aufwand auf 12,5 Stunden und 625 Euro. Die Ersparnis liegt bei rund 4.375 Euro im Monat.

Bei 15.000 Euro Einmalkosten und 500 Euro Betrieb ist der Punkt, an dem sich die Investition trägt, nach etwa vier Monaten erreicht. Rechnen Sie diese vier Zahlen für Ihren eigenen Ablauf durch — Häufigkeit, Dauer, Stundensatz, verbleibende Nacharbeit. Alles andere ist Bauchgefühl.

Die Angebotssumme ist selten die Gesamtsumme. Diese Posten tauchen erfahrungsgemäß später auf, wenn sie vorher nicht geklärt wurden.