KI in der Arztpraxis: Telefon, Termine, Dokumentation

Eine KI in der Arztpraxis ist ein Programm, das im Hintergrund der Praxissoftware läuft und Routineaufgaben erledigt. Sie nimmt Telefonanrufe entgegen, erkennt das Anliegen und ordnet es einer Kategorie zu: Terminwunsch, Rezeptanfrage, Rückruf, allgemeine Frage zu Öffnungszeiten.

Bei einem Terminwunsch schlägt die KI freie Slots aus dem Kalendersystem vor und trägt den bestätigten Termin direkt ein. Bei einer Rezeptanfrage nimmt sie Name, Geburtsdatum und gewünschtes Medikament auf und legt einen Vorgang an, den die medizinische Fachangestellte oder der Arzt am Ende des Vormittags durchsieht und freigibt.

Die KI stellt keine eigene Rückfrage zu Symptomen und gibt keine Einschätzung ab, ob ein Anliegen dringend ist. Sobald ein Anrufer über akute Beschwerden spricht, verweist das System sofort an eine Mitarbeiterin oder, außerhalb der Sprechzeiten, an den ärztlichen Bereitschaftsdienst.

So sieht ein Ablauf in unseren Projekten typischerweise aus, Schritt für Schritt nachvollziehbar für jede Mitarbeiterin:

Die ärztliche Schweigepflicht gilt für den KI-Mitarbeiter genauso wie für jede Angestellte der Praxis. Patientendaten dürfen nur innerhalb der geschützten Praxissoftware verarbeitet werden, nicht auf beliebigen Servern im Ausland.

In unseren Projekten läuft die Sprachverarbeitung deshalb über Server in Deutschland oder der EU, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag, der die DSGVO-konforme Nutzung schriftlich regelt. Zugriff auf Patientendaten hat nur, wer ihn für seine Aufgabe wirklich braucht, jede Abfrage wird protokolliert.

Vor dem Start prüft ein Datenschutzbeauftragter oder eine spezialisierte Kanzlei das Konzept. Das ist kein optionaler Schritt, sondern Voraussetzung dafür, dass eine Praxis eine KI überhaupt einsetzen darf.

In unseren Projekten liegt die einmalige Einrichtung, abhängig davon, wie viele Abläufe angebunden werden, typisch zwischen 6.000 und 25.000 Euro. Der laufende Betrieb mit Hosting, Sprachmodell-Nutzung und Wartung kostet typisch 200 bis 900 Euro im Monat.

Rechnen wir ein Beispiel durch: Eine Praxis mit drei Ärzten und sieben Mitarbeiterinnen erhält täglich etwa 60 Anrufe, davon sind rund 35 reine Terminwünsche. Eine Mitarbeiterin braucht dafür im Schnitt 3 Minuten pro Anruf, also 105 Minuten täglich, das sind 35 Stunden im Monat bei 20 Arbeitstagen.

Bei einem Stundensatz von 28 Euro für medizinische Fachangestellte entspricht das 980 Euro Personalkosten im Monat allein für Terminanrufe. Übernimmt die KI drei Viertel dieser Anrufe vollständig, bleiben rund 735 Euro Ersparnis im Monat. Nach Abzug von angenommen 350 Euro laufenden Kosten bleiben 385 Euro Vorteil im Monat, dazu kommt spürbar mehr Ruhe an der Anmeldung, was sich nicht in Euro beziffern lässt.

Eine klare Grenze ist Pflicht: Die KI stellt keine Diagnosen, gibt keine Therapieempfehlungen und beantwortet keine Fragen zu Symptomen oder Medikamentenwirkung. Solche Anfragen leitet sie ausnahmslos an medizinisches Personal weiter.

Auch bei Rezeptanfragen entscheidet immer ein Arzt, ob ein Medikament tatsächlich verlängert wird. Die KI bereitet den Vorgang nur vor, sie klickt kein Rezept frei. Diese Trennung schützt Patienten und schützt die Praxis vor Haftungsrisiken.

Bei einer kleinen Einzelpraxis mit wenigen Anrufen am Tag rechnet sich eine umfassende KI-Lösung oft nicht, dort reicht häufig ein einfacher Anrufbeantworter mit Rückrufbitte. Auch wenn die Praxissoftware veraltet ist und keine Schnittstelle, also keine Verbindung zu anderen Programmen, anbietet, wird die Anbindung aufwendig und teuer.

Praxen, die grundsätzlich sehr unterschiedliche, spontane Abläufe haben und ungern feste Regeln für Terminvergabe oder Rezeptprozesse festlegen wollen, tun sich mit einer KI schwer. Die Software braucht klare Regeln, um zuverlässig zu funktionieren.