KI im Personalwesen: Bewerbungen, Verträge, Zeiterfassung

KI kann eingehende Bewerbungen nach vorgegebenen Kriterien sortieren, etwa nach Berufserfahrung oder geforderten Qualifikationen. Sie erstellt eine Übersicht, welche Unterlagen vollständig sind und welche Angaben fehlen. Das spart vor allem bei einer hohen Zahl an Bewerbungen viel Zeit.

Auch die Terminabstimmung mit Bewerbern lässt sich automatisieren. Ein System schlägt freie Termine vor, verschickt Einladungen und erinnert an bevorstehende Gespräche. Das entlastet die Personalabteilung von einer Aufgabe, die viel Hin und Her per E-Mail erfordert.

Ja, KI kann Entwürfe für Standardverträge, Zeugnisse oder Bestätigungsschreiben vorbereiten. Sie füllt Vorlagen mit den passenden Daten und formuliert Standardtexte, etwa die üblichen Zeugnisformulierungen für gute Leistungen.

Der Entwurf muss immer von einer Fachkraft geprüft werden, bevor er unterschrieben wird. Gerade bei Arbeitszeugnissen gibt es feine sprachliche Unterschiede, die rechtlich relevant sind. Ein KI-Entwurf beschleunigt die Arbeit, ersetzt aber nicht die Prüfung durch einen Menschen mit Fachwissen.

Die Entscheidung, wer eingeladen oder eingestellt wird, sollte nie allein einer KI überlassen werden. Ein Algorithmus kann Muster in Bewerberdaten erkennen, versteht aber nicht den Menschen dahinter. Wenn frühere Einstellungen im Betrieb einseitig waren, etwa selten Frauen in Führungspositionen, lernt die KI dieses Muster mit und wiederholt es.

Das nennt man Diskriminierungsrisiko: Die KI bevorzugt unbewusst bestimmte Gruppen, weil die Trainingsdaten das nahelegen. Gute Praxis ist, KI nur als Vorfilter zu nutzen, der offensichtlich unpassende Bewerbungen aussortiert, während die eigentliche Auswahl bei Menschen bleibt.

Auch bei Fragen von Mitarbeitern, etwa zum Resturlaub oder zur Gehaltsabrechnung, kann KI erste Antworten liefern. Bei sensiblen Themen wie Kündigungen oder Konflikten sollte immer ein Mensch das Gespräch führen.

Setzt ein Betrieb mit Betriebsrat ein KI-System ein, das Bewerber bewertet oder Mitarbeiterdaten verarbeitet, greift häufig ein Mitbestimmungsrecht nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Der Betriebsrat kann verlangen, dass die genauen Kriterien der Software offengelegt werden.

In der Praxis lohnt es sich, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen, statt ihn vor vollendete Tatsachen zu stellen. Das schafft Vertrauen im Team und verhindert spätere Konflikte. Ob und in welchem Umfang im Einzelfall eine Mitbestimmungspflicht besteht, sollte ein Anwalt für Arbeitsrecht prüfen.

Eine schrittweise Einführung verhindert, dass sich Mitarbeiter übergangen fühlen oder rechtliche Fragen offenbleiben.

Ein Großhandelsunternehmen mit 60 Mitarbeitern erhält im Schnitt 25 Bewerbungen pro Monat auf verschiedene Stellen. Eine Sachbearbeiterin braucht rund 12 Minuten pro Bewerbung, um Unterlagen zu prüfen und eine erste Einschätzung zu notieren. Das sind 5 Stunden im Monat, bei einem Stundensatz von 30 Euro also 150 Euro.

Mit einem KI-System, das Bewerbungen nach vorgegebenen Kriterien vorsortiert und eine kurze Übersicht erstellt, sinkt die Prüfzeit auf etwa 5 Minuten pro Bewerbung. Der monatliche Aufwand fällt auf gut 2 Stunden, also rund 60 Euro. Die Ersparnis von 90 Euro im Monat wirkt gering, doch die freigewordene Zeit fließt in die eigentliche Personalarbeit wie Vorstellungsgespräche und Einarbeitung.

Bei einer laufenden Systemgebühr von angenommen 150 Euro im Monat lohnt sich der Einsatz für ein Unternehmen dieser Größe allein durch die Zeitersparnis bei Bewerbungen nicht. Erst wenn auch Terminabstimmung und Vertragsentwürfe eingebunden werden, kommt eine spürbare Entlastung zusammen.

Bei sehr wenigen Bewerbungen im Monat, etwa unter 10, lohnt sich ein eigenes KI-System selten. Der Aufwand für Einrichtung und Pflege übersteigt die Ersparnis deutlich.

Auch wenn im Betrieb noch keine einheitlichen Kriterien für die Bewerberauswahl bestehen, sollte zuerst dieser Prozess geklärt werden. Eine KI kann nur so gut filtern, wie die vorgegebenen Kriterien klar formuliert sind.