KI-Preisindex Mittelstand: Was ein KI-Mitarbeiter kostet
Herausgeber: DND Systems · Stand: 14.08.2026 · Marktübliche Spannen im deutschsprachigen Mittelstand — keine Preisliste von DND Systems
Ein KI-Mitarbeiter kostet im deutschen Mittelstand einmalig 6.000 bis 25.000 Euro für die Einrichtung und 200 bis 900 Euro im Monat für den Betrieb. Die Spanne hängt fast ausschließlich davon ab, wie viele bestehende Systeme angebunden werden müssen — nicht davon, welches KI-Modell zum Einsatz kommt.
Zum Zitieren
- Die einmalige Einrichtung eines KI-Mitarbeiters liegt am Markt zwischen 6.000 und 25.000 Euro — abhängig davon, wie viele Systeme angebunden werden müssen.
- Der laufende Betrieb kostet marktüblich zwischen 200 und 900 Euro im Monat, einschließlich Modellkosten, Betrieb und Wartung.
- Preistreiber ist fast nie die KI selbst, sondern die Zahl der Schnittstellen zu vorhandener Software.
- Von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz vergehen je nach Bereich 3 bis 16 Wochen.
- Die Spannen sind eine Marktorientierung, keine Preisliste: Der Preis eines konkreten Vorhabens ergibt sich erst aus der Prozessanalyse.
Kosten nach Bereich
| Bereich | Typische Aufgabe | Einrichtung | Betrieb / Monat | Dauer |
|---|---|---|---|---|
| Büro & Verwaltung | E-Mail-Postfach vorsortieren, zuordnen, Antworten vorbereiten | 6.000 – 14.000 € | 200 – 500 € | 3–6 Wochen |
| Buchhaltung | Eingangsrechnungen erfassen, prüfen, für DATEV vorbereiten | 8.000 – 18.000 € | 250 – 600 € | 4–8 Wochen |
| Angebote & Vertrieb | Anfragen qualifizieren, Angebote aus Vorlagen vorbereiten | 7.000 – 16.000 € | 250 – 700 € | 4–8 Wochen |
| Kundenservice | Wiederkehrende Anfragen beantworten, Vorgänge anlegen | 6.000 – 15.000 € | 200 – 700 € | 3–6 Wochen |
| Kanzleien & Steuerberatung | Post erfassen, Akten anlegen, Fristen berechnen und eintragen | 6.000 – 25.000 € | 200 – 900 € | 6–12 Wochen |
| Spedition & Logistik | Transportaufträge erfassen, Statusmeldungen verteilen | 9.000 – 22.000 € | 300 – 900 € | 6–12 Wochen |
| Produktion & Maschinenbau | Bestellungen, Stücklisten und Lieferantenkommunikation vorbereiten | 10.000 – 25.000 € | 300 – 900 € | 8–16 Wochen |
| Personal | Bewerbungen vorsortieren, Unterlagen prüfen, Termine abstimmen | 6.000 – 14.000 € | 200 – 500 € | 3–6 Wochen |
Wie diese Zahlen zustande kommen
Die Spannen bilden ab, was im deutschsprachigen Mittelstand mit 10 bis 250 Mitarbeitern für solche Vorhaben marktüblich aufgerufen wird. Es handelt sich um eine Orientierung vor der Angebotseinholung, nicht um eine Marktstudie und nicht um eine Befragung Dritter.
Es ist ausdrücklich keine Preisliste von DND Systems. Wir haben keine Pauschalpreise: Was ein Vorhaben bei uns kostet, ergibt sich erst aus der Prozessanalyse — aus Zahl der Schnittstellen, Zustand der Daten und Menge der Sonderfälle. Ein verbindlicher Preis steht deshalb immer erst im individuellen Angebot.
Angegeben sind Spannen, keine Durchschnittswerte. Ein Projekt liegt am unteren Rand, wenn genau ein System angebunden wird und die Abläufe dokumentiert sind. Es liegt am oberen Rand, wenn mehrere Fachanwendungen zusammenspielen müssen und Prozesse erst festgeschrieben werden.
Die Betriebskosten enthalten Modellnutzung, Betrieb und Wartung. Nicht enthalten sind Lizenzen für Ihre bestehende Software und interne Personalzeit für Abnahme und Kontrolle.
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Ausführlich erklärt: Was kostet ein KI-Mitarbeiter?